A função de associar tem por objetivo relacionar todos os documentos que impactam outros documentos.
A associação pode ser feita com todos os tipos de documentos do DOC. Com a associação dos documentos, o usuário sempre será alertado pelo sistema quando houver alguma alteração e for necessária a revisão desses documentos.
O sistema irá solicitar revisão dos documentos associados em duas situações:
- Quando o documento interno for inativado e este tiver outros internos relacionados à ele
- Quando o arquivo do documento externo for alterado e o externo estiver relacionado com algum documento interno.
No exemplo abaixo, sempre que houver uma alteração no documento Norma ISO 9001:2015, o sistema irá questionar para o usuário se o documento Manual da Qualidade precisa passar por uma revisão. Como já explicado no artigo cadastro de documento externo, item 12.
Documentos Internos
Nos documentos internos, há duas formas de associar documentos.
A primeira forma de associação é pela pendência de elaboração:
- Na tela de elaboração do documento marque a caixa de seleção Relacionar a outros documentos, conforme imagem:
- Nas opções que serão abertas, clique no campo em branco e selecione o documento que deseja fazer a associação.
- Clique em Gravar para salvar as alterações.
A segunda forma de associar documentos internos é pela tela de edição de cadastro. Pesquise pelo documento na tela de consulta, ao abrir a tela de detalhes do documento, clique no botão Editar cadastro.
- Na tela de edição selecione a opção Associar a outros documentos.
- Na caixa em branco que abrir, selecione o documento que deseja fazer a associação.
- Clique em Gravar para salvar as alterações.
Documentos Externos
Os documentos externos também possuem a funcionalidade de associar documentos. Pesquise pelo documento na tela de consulta, ao abrir a tela de detalhes do documento, o sistema já abre a tela em formato de edição
- Na tela de edição selecione a opção Associar a outros documentos.
Na caixa em branco que abrir, selecione o documento que deseja fazer a associação.
Clique em Gravar para salvar as alterações.
Registros
Associar registros com outros documentos, também pode ser feito de forma fácil. Pesquise pelo registro na tela de consulta, ao abrir a tela de detalhes, clique no botão Editar.
- Na tela de edição selecione a opção Associar documentos.
Na caixa em branco que abrir, selecione o documento que deseja fazer a associação.
Clique em Gravar para salvar as alterações.
