A consulta de documentos é a ferramenta de busca do DOC, que permite a rápida localização e acesso à todos os documentos da organização que já foram inseridos no sistema. A consulta de documentos possui tela própria e personalizada para a busca de: Documentos Internos, Documentos Externos e Registros, possuindo campos específicos para cada tipo de documento, proporcionando assim uma consulta mais refinada. 



Para consultar um documento interno, siga os passos abaixo:

  1. A partir do menu Consultas, clique na opção Documentos Internos:
  2. O sistemá será direcionado para a tela de consulta e nesta você poderá utilizar um ou mais filtros. Para otimizar ainda mais a busca tente utilizar todos os campos disponíveis:
    1. Título: o campo permite a busca pelo código do documento ou pelo título do documento.
    2. Unidade: selecione a unidade da empresa que deseja buscar pelos registros cadastrados.
    3. Processo: selecione a área/setor que deseja consultar os registros.
    4. Categoria: permite buscar os documentos pela categoria que o mesmo foi cadastrado.
    5. Ponto de distribuição: esse campo permite que os documentos sejam retornados com base nas cópias controladas que foram distribuidas nos pontos.
    6. Status: esse campo possibilita buscar pelo status do documento. O sistema trabalha com os seguintes status:
      • Todos: retorna todos os documentos interno que estão cadastrados no sistema;
      • Publicados: retorna somente os documentos que tem pelo menos uma revisão publicada no sistema;
      • Somente vencidos: retorna somente que a validade já expirou;
      • Somente inativados: retorna somente os documentos cancelados;
      • Sem revisão publicada: retorna os documentos que foram cadastrados e ainda não tiveram nenhuma revisão publicada.
        OBS.: Por padrão o sistema só retorna documentos que já foram publicados, para trazer o relatório completo de todos os documentos internos selecione o filtro Todos.
    7. Filtrar: após selecionar todos os campos do filtro, clique em filtrar para que o sistema traga o resultado esperado.  
  3. O sistema exibirá o resultado da consulta com base nos filtros aplicados.
  4. Para visualizar o documento sem precisar abrir a tela de detalhes do mesmo, do lado do campo Código, clique no botão , este permite abrir a visualização do documento em uma outra aba.


  5. Na tela de consulta é possível ordenar o resultado. Ao clicar sobre o cabeçalho da consulta o sistema irá ordenar de forma crescente ou decrescente os resultados exibidos na tela. Por exemplo: Se clicar sobre a coluna Processo, o sistema irá ordenar a consulta com base no nome do processo, se clicar sobre esta mesma coluna novamente, o sistema irá reordenar.

    Esta forma de ordenação poderá ser realizada clicando em qualquer um dos títulos exibidos no cabeçalho da consulta. No exemplo abaixo, a ordenação foi feita em ordem crescente e pelo código do documento.

  6. É possível também, personalizar o relatório, incluindo ou excluindo itens de visualização.

    1. Passe o mouse no final da última coluna, para aparecer as reticências.
    2. Clique nas reticências (…) e selecione os campos que deseja visualizar no relatório.
    3. Para voltar a tela de consulta clique fora da caixa Exibir mais colunas, ou clique no X.
  7. Na lista de documentos encontrados, clique sobre o documento de interesse para visualizar a tela de Detalhes de documento.

Para limpar a consulta feita, basta apertar a tecla F5 do seu teclado, limpar os campos que foram utilizados na consulta clicando no botão Limpar, ou clicar novamente em Consulta -> Documentos Internos.