Cuando sea necesario, el sistema permite realizar ediciones en las categorías de los documentos. Para ello, siga las instrucciones a continuación:
En la pantalla inicial, localice y haga clic en la pestaña Nuevo documento.
En la pantalla Crear nuevo documento, localice el campo Categoría y seleccione la categoría que desea editar.
Después de seleccionar la categoría deseada, haga clic en el ícono de lápiz ubicado al lado de su nombre.
En la pantalla de Edición de categoría, será posible editar los campos Sigla y Nombre, así como quitar o agregar las Etapas del documento (Consenso/Aprobación).
Luego estará disponible la opción de insertar el encabezado y pie de página en los documentos que se creen dentro del sistema. Para más información sobre esta funcionalidad, haga clic aquí.
Haga clic sobre la opción Encabezado y pie de página, seleccione la opción Encabezado, y se habilitará la opción para insertar el logotipo de su empresa.
A continuación, se mostrará una imagen de ejemplo de cómo se presentará el encabezado al crear un nuevo documento.
Si lo desea, también puede seleccionar la opción Pie de página, y debajo se mostrará un modelo de cómo se verá el pie de página en el documento.
Para expandir y editar la información de Control de información documentada, haga clic sobre esta opción. Al expandirla, podrá modificar todos los campos: Distribución, Preservación, Acceso, Control de cambios, Recuperación, Retención, Uso, Disposición y Almacenamiento.
Luego podrá definir el formato del código del documento. Haga clic en la opción Formato de código. Se habilitará la opción para configurar el código del documento y la secuencia de siglas. Entre las opciones disponibles están:
– Sigla de la categoría
– Número secuencial
– Sigla de la unidad organizacional
– Sigla del proceso
En el campo Separador, podrá definir qué carácter se mostrará entre las siglas configuradas.
Junto a los campos Proceso y Unidad organizacional está disponible la opción de mostrar u ocultar las siglas, ya que se trata de información opcional.
También es posible ajustar el orden de visualización de los elementos definidos, según los criterios establecidos por su empresa.
Una vez realizadas las ediciones necesarias, haga clic en el botón Grabar ubicado en la parte inferior derecha para guardarlas.
Si desea cancelar las ediciones, simplemente haga clic en el botón Cancelar.
