Cuando se realiza una solicitud de desactivación de un documento interno, esta será dirigida al aprobador del documento, si el documento tiene solamente las etapas de elaboración y consenso, el pendiente se envía al elaborador.
El responsable del pendiente de desactivación recibirá un e-mail similar al ilustrado abajo, informando cuál es el documento y el motivo por el cual se desea desactivar. Por patrón, la solicitud tiene un plazo de 7 días para ser finalizada. 
Cuando el usuario recibe el pendiente para desactivar, deberá ingresar al sistema y realizar los siguientes pasos:
- Localizar en la ventana de pendientes la solicitud para desactivar e ingresar:
- Aparece la ventana de Solicitud de cancelación de documento, en la parte superior se resalta el motivo de la solicitud y quién la realizó.
- Al final de la ventana el usuario encontrará las opciones para gestionar la solicitud:
- Desactivar documento: El usuario está aprobando desactivar el documento, debe ingresar su motivo y finalmente clic en Guardar.
Al aprobar la desactivación, el usuario que la solicitó recibe un e-mail informando sobre la acción. 
- Transferir decisión: En caso de que el usuario no sea el responsable mas calificado para tomar la decisión de inactivación, este puede transferir el pendiente para otro usuario del sistema. Después de escoger el nuevo responsable debe Guardar para finalizar. En este campo solamente aparecerán listados los usuarios que estén en el campo de permiso de acceso al documento, los responsables por las etapas y el usuario que registró el documento en el sistema.
El usuario que recibe la transferencia, debe abrir el pendiente donde se especifica quién lo envío y el motivo de la solicitud. 
- Dispensar solicitud: Si el Aprobador no desea desactivar el documento puede utilizar esta opción, para descartar la solicitud, debe ingresar el motivo del rechazo y Guardar el cambio.
Al dispensar la solicitud, el usuario que solicitó la des-activación recibe un e-mail que informa el rechazo. 
- Eliminar del sistema: si el usuario está seguro de que el documento ya no es necesario o que fue registrado de forma errada, lo puede eliminar. El sistema solicita la confirmación de eliminación, y el documento ya no puede ser recuperado.
- Desactivar documento: El usuario está aprobando desactivar el documento, debe ingresar su motivo y finalmente clic en Guardar.
El documento inactivo permanece almacenado en DOC y puede ser visualizado en la ventana de consultas, cuando se utilice el filtro de Status: Solamente inactivos o Todos. A través de la aprobación de Solicitud de reactivación de documento, este puede ser activo nuevamente en el sistema.
En el siguiente vídeo puede ver el paso a paso: