Quando uma solicitação de inativação de um documento interno é feita, a mesma será direcionada para o aprovador do documento, porém se o documento tiver somente as etapas de elaboração e consenso, a pendência será encaminhada para o elaborador.
O responsável pela pendência de inativação irá receber um e-mail semelhante ao ilustrado abaixo, informando qual é o documento que está para inativação. Por padrão a solicitação de inativação tem prazo de 7 dias para finalizar o pedido.
Quando o usuário receber a pendência de inativação, o mesmo deverá acessar o sistema e seguir os seguintes passos:
- Localizar na tela de pendências o documento interno pendente de inativação;
- Clicar sobre o mesmo para que a tela intitulada Solicitação de inativação de documento seja exibida. Essa tela é bem semelhante a de detalhes do documento interno, porém com algumas opções mais específicas.
- No topo da tela é possível visualizar o motivo da solicitação da inativação do documento e quem fez a solicitação:
- No final da tela o usuário encontrará algumas opções de tratativa para o documento:
- Inativar documento: Ao clicar nesse botão, o usuário estará decidindo por inativar o documento e o mesmo deve inserir o motivo pelo qual concorda com a inativação e clicar em Gravar para finalizar a pendência.
Ao aprovar a solicitação de inativação, o usuário que fez a mesma receberá o e-mail informando sobre a aprovação da inativação. - Transferir decisão: Caso o usuário não seja o responsável mais qualificado para tomar a decisão de inativação, por ter mudado de setor, por exemplo, o mesmo pode transferir a pendência para outro usuário do sistema. Após escolher o novo responsável, clique em Gravar para finalizar.
Neste campo irão aparecer somente os usuários estiverem no campo de permissão de acesso do documento, os responsáveis pelas etapas e o usuário que cadastrou o documento no sistema.
O usuário que recebeu a transferência, ao abrir a pendência, poderá verificar quem direcionou a mesma para ele. - Dispensar solicitação: O usuário estará dispensando a solicitação, ou seja, a inativação do documento em questão não é necessária. Clicando neste botão, será obrigatório inserir o motivo da dispensa e clicar em Gravar para validar a escolha feita.
Ao dispensar a solicitação de inativação, o usuário que fez a solicitação receberá o e-mail informando sobre a recusa da inativação. - Excluir do sistema: Caso o usuário tenha a certeza que o documento não é mais necessário, ou que foi cadastrado de forma errada, ele poderá excluir o mesmo. O sistema irá confirmar o pedido, e caso este seja positivo, o documento será excluído, não sendo possível sua recuperação.
- Inativar documento: Ao clicar nesse botão, o usuário estará decidindo por inativar o documento e o mesmo deve inserir o motivo pelo qual concorda com a inativação e clicar em Gravar para finalizar a pendência.
O documento cancelado permanece armazenado no DOC e poderá ser visualizado na tela de consulta quando for utilizado o filtro STATUS, Somente inativados . Mediante a aprovação da Solicitação de Reativação o documento passa a estar ativo novamente no sistema.
Veja no vídeo abaixo o passo a passo completo: