Objetivo


A consulta de documentos externos permite visualizar as informações cadastradas e acessar o conteúdo dos documentos vinculados no sistema. Esse recurso facilita o acompanhamento, a verificação de dados e a localização de documentos externos de forma rápida e centralizada.


Índice

Pré-requisitos


  • Para consultar um documento externo, é necessário possuir a permissão: Consultar documentos.


    Para saber mais detalhes sobre as permissões do módulo Documentos, clique aqui.


Passo a passo



1. Clique no menu Consulta, e acesse a opção Documentos externos.



2. Por padrão, todos os documentos cadastrados serão exibidos, localize o documento desejado e clique sobre ele. Caso necessário, é possível filtrar documentos externos específicos utilizando a opção Filtro. Para saber mais sobre os filtros de consulta, clique aqui.



3. Ao abrir, serão exibidos os detalhes do documento externo e algumas ações estarão disponíveis.


Detalhes do documento externo



  • Título: Apresenta o título do documento externo.

  • Unidades organizacionais: Exibe as unidades organizacionais selecionados no cadastro do documento externo.

  • Processo: Exibe o processo selecionado no cadastro do documento externo.

  • Responsável:  Exibe o responsável do documento externo.

  • Controle da informação documentada: Exibe as informações de controle da informação documentada definidas no cadastro do documento externo. Para saber mais, clique aqui. 

  • Validade: Exibe a data de validade do documento externo, caso tenha sido definida.


Ações disponíveis


  • Visualizar documento externo: Clicando no nome do arquivo adicionado, será aberto a visualização do documento.

  • Baixar documento externo: Para baixar o arquivo adicionado, clique ícone de download.



  • Excluir: Para excluir o cadastro do documento externo, clique em Excluir.

  • Fechar: Para sair dos detalhes do documento externo, clique em Fechar.


4. Na visualização do documento, existem algumas ferramentas disponíveis, conforme descrito abaixo:



  1. Página Atual: Esta opção exibe a página atual do documento que está sendo visualizada.
  2. Diminuir Zoom: Este botão permite diminuir o zoom da visualização do documento.
  3. Aumentar Zoom: Este botão permite aumentar o zoom da visualização do documento.
  4. Download: Este botão permite realizar o download do documento.


Para sair da tela da visualização, clique no X, localizado no canto superior esquerdo da tela.


Informações adicionais


É possível editar as informações de cadastro do documento externo, clicando em Editar cadastro. Porém, para realizar essa ação, é necessário possuir a permissão Editar documentos habilitada em seu nível de usuário. Para mais detalhes sobre as permissões do módulo Documentos, clique aqui.

Ao clicar no botão Editar cadastro, você será direcionado para a tela de cadastro do documento, onde poderá realizar as alterações necessárias. Para mais detalhes sobre a edição de documentos externos, clique aqui.