Objetivo
Este artigo tem como objetivo apresentar o funcionamento do módulo Documentos, demonstrando como é realizado o controle de documentos internos e externos.
O Documentos é o módulo do Sistema Qualyteam utilizado para o gerenciamento de documentos internos e externos de uma organização, atendendo aos requisitos da norma ISO 9001.
Os documentos internos são controlados por meio de um fluxo de elaboração, consenso e aprovação.
Já os documentos externos podem ser cadastrados e controlados no sistema para fins de consulta e gestão, porém não seguem o fluxo de elaboração, consenso e aprovação, uma vez que sua origem é externa à organização.
O módulo facilita o controle de toda a documentação utilizada pela empresa, assegurando que os documentos vigentes estejam disponíveis para consulta e utilização.
Com o Documentos, a gestão de documentos internos é realizada em apenas 3 passos:
Elaboração
O documento pode ser elaborado em qualquer software e enviado ao Documentos, ou criado diretamente no sistema. Também é possível solicitar a elaboração de um documento, e o sistema avisará automaticamente o responsável pela atividade.
Consenso
Ao receber um documento para consenso, o colaborador realiza a análise crítica do conteúdo, aprovando-o ou não. Em caso de reprovação, o documento retorna automaticamente ao elaborador.Aprovação
Após ser aprovado na fase de consenso, o documento é enviado para o aprovador final, quando configurado. Em caso de aprovação, o documento é automaticamente publicado no sistema. Caso contrário, retorna ao elaborador para revisão, juntamente com a justificativa informada.