Objetivo
Este artículo tiene como objetivo presentar el funcionamiento del módulo Documentos, demostrando cómo se realiza el control de documentos internos y externos.
Documentos es el módulo del Sistema Qualyteam utilizado para la gestión de documentos internos y externos de una organización, cumpliendo con los requisitos de la norma ISO 9001.
Los documentos internos se controlan por medio de un flujo de elaboración, consenso y aprobación.
Por otro lado, los documentos externos pueden ser registrados y controlados en el sistema para fines de consulta y gestión, pero no siguen el flujo de elaboración, consenso y aprobación, ya que su origen es externo a la organización.
El módulo facilita el control de toda la documentación utilizada por la empresa, asegurando que los documentos vigentes estén disponibles para consulta y utilización.
Con Documentos, la gestión de documentos internos se realiza en solo 3 pasos:
- Elaboración
El documento puede ser elaborado en cualquier software y enviado a Documentos, o creado directamente en el sistema. También es posible solicitar la elaboración de un documento, y el sistema avisará automáticamente al responsable de la actividad. - Consenso
Al recibir un documento para consenso, el colaborador realiza el análisis crítico del contenido, aprobándolo o no. En caso de rechazo, el documento vuelve automáticamente al elaborador. - Aprobación
Después de ser aprobado en la fase de consenso, el documento se envía al aprobador final, cuando está configurado. En caso de aprobación, el documento se publica automáticamente en el sistema. De lo contrario, vuelve al elaborador para su revisión, junto con la justificación informada.