Objetivo
O cadastro de documentos externos tem a função de armazenar documentos de origem externa que são necessários para o controle e funcionamento do Sistema de Gestão da Qualidade, permitindo sua aplicação nos setores correspondentes dentro da organização. Esses documentos são provenientes de fornecedores, clientes, órgãos de licenciamento, certificação, entre outros.
Pre-requisitos
- Possuir a permissão Cadastrar documento externo.
Para saber mais detalhes sobre as permissões do módulo Documentos, clique aqui.
Passo a passo
Passo a passo descritivo
- Clique na aba Documento externo.
- A tela de cadastro do documento será aberta, com a possibilidade de preenchimento dos seguintes campos:
- Título: Informe o nome do documento que está sendo cadastrado.
- Unidades organizacionais: Selecione as unidades cujo o documento pertence.
- Processo: Selecione os processos cujo o documento faz parte.
- Responsável: Selecione o usuário responsável pelo documento.
- Clique na seta
para expandir a seção Controle da informação documentada.
Por padrão, o sistema já deixa selecionado as opções que correspondem ao controle total do documento pelo próprio sistema, porém, é possível alterar conforme a situação do documento. - Selecione as opções da tela conforme as definições do documento cadastrado.
a. Caso seja necessário alterar a opção selecionada, será exibido um campo que deverá ser preenchido obrigatoriamente com as informações de controle do documento, conforme o exemplo abaixo:
b. Ao posicionar o mouse sobre o ícone de interrogação
, o sistema exibirá a definição referente à opção de controle selecionada. Esse recurso pode ser utilizado em qualquer opção de controle.
- Na parametrização de validade, é possível seguir com 3 caminhos distintos, eles são:
- Sem validade: O documento é cadastrado sem validade.
- Definir validade padrão a todos os arquivos: Todos os arquivos inseridos nesse documento, vão compartilhar a mesma validade
- Definir validade específica por arquivo: Será necessário parametrizar uma data de validade para cada arquivo inserido no cadastro do documento.
O campo Avisar antes (dias) tem a função de enviar um e-mail para o usuário responsável do documento com base na quantidade de dias parametrizada no mesmo, antes do vencimento. Isto é, se for parametrizado 30 dias, será disparado um e-mail para o responsável atualizar o arquivo em questão 30 dias antes da validade parametrizada no documento.
- Para inserir arquivos no documento externo, clique em Adicionar.
- Selecione o(s) arquivo(s) desejado(s), e ao finalizar, clique em Gravar.
O sistema exibirá esse balão de mensagem, indicando que o cadastro foi realizado com sucesso:
