Objetivo
El registro de documentos externos tiene la función de almacenar documentos de origen externo que son necesarios para el control y funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, permitiendo su aplicación en los sectores correspondientes dentro de la organización. Estos documentos provienen de proveedores, clientes, organismos de licencia y certificación, entre otros.
Prerrequisitos
- tener el permiso Registrar documento externo.
Para obtener más detalles sobre los permisos del módulo Documentos, Haga clic aquí.
Passo a passo
Passo a passo descriptivo
- Haga clic en la pestaña Documento externo.
- Se abrirá la pantalla de registro de documentos, con la posibilidad de cumplimentar los siguientes campos:
- Título: Ingrese el nombre del documento que se está registrando.
- Unidades organizativas: Seleccione las unidades a las que pertenece el documento.
- Proceso: Seleccione los procesos de los que forma parte el documento.
- Responsable: Seleccione el usuario responsable del documento.
- Haga clic en la flecha
para ampliar la sección Control de la información documentada.
Por defecto el sistema ya selecciona las opciones que corresponden al control total del documento por parte del propio sistema, sin embargo, es posible cambiar dependiendo del estado del documento. - Seleccionar las opciones de pantalla según las definiciones del documento registrado.
a. Si es necesario cambiar la opción seleccionada, se mostrará un campo que deberá ser llenado con la información de control del documento, como se muestra en el siguiente ejemplo: 
b. Al colocar el mouse sobre el ícono del signo de interrogación
, el sistema mostrará la definición de la opción de control seleccionada. Esta característica se puede utilizar en cualquier opción de control.
- En la validación de la parametrización es posible seguir 3 caminos diferentes, que son:
- Sin validez: El documento está registrado sin validez.
- Definir validez predeterminada para todos los archivos: Todos los archivos insertados en este documento compartirán la misma validez.
- Definir validez específica por archivo: Será necesario fijar una fecha de vencimiento para cada expediente insertado en el registro del documento.
el campo Avisar antes (días) tiene la función de enviar un correo electrónico al usuario responsable del documento en función de la cantidad de días parametrizados en el mismo, antes de la fecha de vencimiento. Es decir, si se fijan 30 días, se enviará un correo electrónico al responsable para que actualice el expediente en cuestión 30 días antes de la vigencia fijada en el documento.
- Para insertar archivos en el documento externo, haga clic en Agregar.
- Seleccione los archivos deseados y, cuando haya terminado, haga clic en Grabar.
El sistema mostrará esta burbuja de mensaje, indicando que el registro fue exitoso:
