Objetivo

O Controle de leitura obrigatória permite definir quais usuários deverão confirmar a leitura de um documento publicado e acompanhar o status das leituras realizadas, garantindo maior controle sobre a disseminação das informações documentadas. 


ÍNDICE

Pré-requisitos

Para utilizar esta funcionalidade, é necessário que:

  • O documento esteja cadastrado no sistema. Para saber como cadastrar um documento interno, clique aqui.
  • O usuário possua permissão para Consultar documentos. Para saber mais sobre a consulta de documentos, clique aqui.


  • O usuário possua permissão para editar documentos. Para saber mais sobre a edição de documentos internos, clique aqui.


  • O usuário possua permissão para consultar o Controle de leitura obrigatória.

    Para mais informações sobre a configuração de permissões, clique aqui.


Passo a passo


  1. Configure a leitura obrigatória


    Acesse o cadastro de um documento novo ou já existente e avance até a etapa Configuração. Em seguida, marque a opção Notificar usuário por e-mail e configurar leitura obrigatória. 

     
    Selecione os usuários ou grupos que deverão receber a notificação. Em seguida, marque a opção Leitura obrigatória, insira o Prazo que os usuários terão para a leitura e grave o cadastro. 


         Observações: 
    • A opção Leitura obrigatória somente estará disponível quando houver pelo menos um usuário ou grupo informado nas opções de envio de e-mail.
    • Para novos documentos, a publicação gera automaticamente uma pendência de leitura obrigatória para os usuários informados. Caso o documento já esteja publicado, ao alterar os usuários da leitura obrigatória e gravar o cadastro, novas pendências serão geradas. Para saber como o usuário realiza a leitura obrigatória de um documento, clique aqui.

  2. Consulte o Controle de leitura obrigatória

    Acesse a tela de consulta dos documentos internos em seguida clique em Controle de leitura obrigatória.


    Utilize os filtros disponíveis para localizar o documento ou usuário desejado e clique em Aplicar.



    A consulta exibirá o status da leitura para cada usuário.


Informações adicionais

  • O ícone  indica que a leitura do documento foi realizada.
  • O ícone  indica que a leitura ainda está pendente.
  • Sempre que uma nova revisão do documento for publicada, o status das leituras será redefinido para Não lido, sendo necessária uma nova confirmação de leitura. 
  • A tela de Controle de leitura obrigatória também permite acompanhar a quantidade de documentos lidos e pendentes por usuário, além da data em que cada leitura foi realizada.