En primer lugar, para agregar la lectura obligatoria en un nuevo documento, o en un documento ya registrado, es necesario ir a la etapa 4 del registro, la etapa Configuración. Después de esto, se debe marcar la opción Notificar al usuario por correo electrónico después de la publicación y finalmente seleccionar la opción Lectura obligatoria.
OBS: Si no se ha seleccionado ningún usuario/grupo, el sistema no permitirá seleccionar la opción Lectura obligatoria.
Hecho esto, para nuevos documentos, cuando se publiquen, se generará una tarea de lectura obligatoria para el(los) usuario(s) agregado(s) en las opciones de envío de correo electrónico. Para documentos ya registrados y publicados, al editar los usuarios de la lectura obligatoria y guardar el registro, las tareas serán enviadas.
La tarea de lectura obligatoria estará disponible en la pestaña Tareas del usuario, en la opción Solicitud:
La tarea puede realizarse haciendo clic en el documento en la pestaña Solicitud, o consultando el documento en la pestaña Consulta.
Para verificar el estado de la lectura obligatoria de los documentos, es necesario acceder a la opción Control de lectura obligatoria, que se encuentra en la pestaña de Consulta del módulo Documentos:
Esta pantalla mostrará el estado de la lectura en cada documento, desglosado por usuario, donde el ícono de X indica que el usuario no ha realizado la lectura, y el ícono de V indica que la lectura ha sido completada.
Si un documento que ya ha sido leído por un usuario se somete a revisión y se publica, el estado de lectura de los usuarios volverá a No leído, indicado por el ícono x.
La pantalla también controla el total de documentos leídos y no leídos por usuario.
