Objetivo

La función de control de lectura obligatoria permite definir qué usuarios deben confirmar que han leído un documento publicado y realizar un seguimiento del estado de las lecturas completadas, lo que garantiza un mayor control sobre la difusión de la información documentada. 


ÍNDICE

Requisitos previos

Para utilizar esta función, debe:

  • El documento debe estar registrado en el sistema. Para saber cómo registrar un documento interno, haga clic aquí.
  • El usuario tiene permiso para Buscar documentos. Para obtener más información sobre cómo ver los documentos, haga clic aquí.


  • El usuario debe tener permiso para editar documentos. Para obtener más información sobre cómo editar documentos internos, haga clic aquí.


  • El usuario debe tener permiso para ver el Control de lectura requeridos.
    Para obtener más información sobre cómo configurar los permisos, haga clic aquí. 


Paso a paso


  1. Establezca la lista de lecturas obligatorias.

    Acceda al registro de un documento nuevo o existente y proceda al paso de Configuración. A continuación, marque la opción Notificar al usuario por correo electrónico y configure la lectura obligatoria. Seleccione los usuarios o grupos que deben recibir la notificación. Luego, marque la opción Lectura obligatoria, introduzca la fecha límite para que los usuarios lean el documento y guarde el registro. 

     


         Notas: 
    • La opción "Lectura obligatoria" solo estará disponible cuando se especifique al menos un usuario o grupo en las opciones de entrega del correo electrónico.
    • Para los documentos nuevos, la publicación genera automáticamente una solicitud de lectura obligatoria para los usuarios especificados. Si el documento ya está publicado, al modificar los usuarios de lectura obligatoria y guardar el registro se generarán nuevas solicitudes.  Para saber cómo un usuario realiza la lectura obligatoria de un documento, haga clic aquí.

  2. Consulte el Control de Lectura Obligatoria.

    Acceda a la pantalla de consulta de documentos internos y, a continuación, haga clic en  Control de lectura requerida.


    Utilice los filtros disponibles para localizar el documento o usuario deseado y haga clic en Aplicar.
    La consulta mostrará el estado de lectura de cada usuario.

Información adicional

  • El icono  indica que el documento ha sido leído.
  • El icono  indica que la lectura aún está pendiente.
  • Cada vez que se publique una nueva revisión del documento, el estado de lectura se restablecerá a "No leído" , lo que requerirá una nueva confirmación de lectura. 
  • La pantalla de Control de Lectura Requeridos también permite realizar un seguimiento del número de documentos leídos y pendientes por usuario, así como la fecha en que se realizó cada lectura.