Para cadastrar uma categoria de documento, deve-se levar em consideração que ela será utilizada para facilitar a organização e localização dos documentos, por isso o nome e a configuração aplicada a essa categoria deve ser pensada para um contexto geral.
Para exemplificar o contexto acima: foi criado a categoria Procedimento Operacional (P.O), essa categoria servirá para vincular todos os documentos internos que condizem com os procedimentos operacionais de todos os setores da empresa Ex: P.O Operador de Empilhadeira, P.O Atendimento ao Cliente, etc...
Para cadastrar uma categoria de documento siga os passos abaixo:
Clique no menu Novo documento, depois na opção Categoria selecione o botão Adicionar novo:
Em seguida, será exibida a tela para inserir as informações da nova categoria:
No campo Sigla deve ser inserida uma abreviação do nome da categoria, como por exemplo: IT para a categoria Instrução de Trabalho;
No campo Nome insira a descrição desta categoria;
No campo Etapas deverá ser selecionado as etapas que terão os documentos adicionados nesta categoria;
Após está disponível a opção de inserir o cabeçalho e rodapé nos documentos que forem criados dentro do sistema, para mais informações sobre essa funcionalidade, clique aqui.
Clique sobre a opção Cabeçalho e rodapé, selecione a opção Cabeçalho e será disponibilizada a opção de inserir a logo de sua empresa.
Abaixo será exibido uma imagem de exemplo de como o cabeçalho será disponibilizado ao criar um novo documento.
Após se desejar, selecione a opção Rodapé logo abaixo também será exibido um modelo de como o rodapé será disponibilizado no documento.
No campo Controle da informação documentada poderá selecionar como estes documentos serão controlados e documentados, por padrão o sistema traz as opções marcadas, então caso não seja necessário realizar alterações, clique em Adicionar.
Porém ao escolher a outra opção, obrigatoriamente deverá ser preenchido o campo com as informações de controle do documento, conforme exemplo abaixo:
Deixando o mouse em cima do nome, o sistema exibirá a definição sobre a opção de controle. Poderá utilizar esse recurso para qualquer opção de controle
No campo Padrão de código poderá escolher como os códigos dos documentos serão definidos. Poderão conter os seguintes campos Unidade organizacional e Processo. Sendo assim, caso desejar adicionar essas informações siga os passos abaixo:
Os campos Categoria e Número sequencial são definidos por padrão, caso desejar alterar a ordem deles, clique em cima do que deseja mudar e insira na ordem desejada.
Para que o sistema mostre no código do documento a sigla da unidade e do processo, habilite esses campos clicando na imagem ao lado do seu nome. Poderá definir conforme a necessidade da sua organização quais campos deverá ser exibido no código, sendo possível escolher apenas a unidade, só o processo ou os dois campos.
Também poderá definir um caractere separador para os campos, para isso insira o mesmo no campo Separador ao lado de cada campo. OBS: Só poderá ser definido caracteres especiais.
Conforme for definindo a composição do padrão do código, o sistema exibirá na coluna Exemplo de código como o mesmo ficará.
Depois de inseridas todas as informações de cadastro da categoria, basta clicar em Adicionar, para concluir o cadastro. O sistema informará que a categoria foi salva com sucesso.
