Objetivo

La categoría de documento es un campo obligatorio utilizado para facilitar la organización y localización de los documentos. Por ello, el nombre y las configuraciones aplicadas a esta categoría deben pensarse en un contexto general.

Para ejemplificar el contexto anterior, se creó la categoría Procedimento Operacional Padrão (POP). Esta categoría podrá utilizarse para vincular todos los documentos internos relacionados con los procedimientos operativos de los distintos sectores de la empresa, como por ejemplo: Procedimiento para Gestión de No Conformidades, Procedimiento para Cierre Financiero, entre otros.


Índice


Prerrequisitos

  • Para registrar una categoría, es necesario contar con el siguiente permiso:
    Para conocer más detalles sobre los permisos del módulo Documentos, haga clic aquí.


Passo a passo


1. Acceda al menú Documento interno.


2. Haga clic en el campo Categoría y luego en la opción Nuevo.


3. Se mostrará la pantalla para ingresar la información de la nueva categoría

Sigla:

En el campo Sigla, debe ingresarse una abreviatura del nombre de la categoría, por ejemplo: POP.


Nombre:

En el campo Nombre, ingrese la descripción de la categoría, por ejemplo: Procedimento Operacional Padrão.


Etapas:

En Etapas, seleccione las opciones Consenso y Aprobación en caso de que los documentos de esta categoría deban pasar por dichas etapas durante el flujo.


Encabezado y pie de página:
A continuación, estará disponible la opción para insertar encabezado y pie de página en los documentos creados dentro del sistema para esta categoría. Para más información sobre la creación de documentos, haga clic aquí.


Encabezado:

Para agregar un encabezado, haga clic en la opción Encabezado y pie de página, marque la opción Encabezado y se habilitará la opción para insertar el logotipo de su empresa.

Debajo se mostrará un ejemplo de cómo se visualizará el encabezado al crear un nuevo documento.


Pie de página:

Más abajo también estará disponible la opción para marcar Pie de página.


También se mostrará un modelo de cómo se visualizará el pie de página en el documento.


Control de la información documentada:
Se mostrarán las opciones para definir cómo serán controlados y documentados los documentos.


Por defecto, el sistema ya presenta la primera opción seleccionada. Si no es necesario realizar cambios, simplemente continúe con las demás configuraciones.


  1. En caso de que sea necesario cambiar la opción seleccionada, se mostrará un campo que deberá completarse obligatoriamente con la información de control del documento, conforme al siguiente ejemplo:

  2. Al posicionar el cursor sobre el ícono de interrogación, el sistema mostrará la definición correspondiente a la opción de control seleccionada. Este recurso puede utilizarse en cualquier opción de control.


Patrón de código:

Al hacer clic en Patrón de código, se mostrarán las configuraciones para definir cómo se presentarán los códigos de los documentos. Además del patrón predeterminado (Categoría y Número secuencial), los códigos también pueden incluir Unidad organizacional y Proceso.


A medida que se vaya definiendo la composición del código, el sistema mostrará en el lado derecho, en Ejemplo de código, cómo quedará el resultado final.


  1. Categoría y Número secuencial: Los campos Categoría y Número secuencial son estándares del sistema. Si desea cambiar su orden, haga clic, arrastre y suelte en la posición deseada.

  2. Unidad organizacional y Proceso: También es posible agregar al código las siglas de la Unidad organizacional y del Proceso. Para ello, habilite los campos haciendo clic en el ícono de ojo ubicado al lado derecho del nombre del campo. Estas siglas pueden habilitarse según la necesidad de la organización, siendo posible utilizar únicamente la Unidad organizacional, únicamente el Proceso o ambos.

  3. Separador: También es posible definir un separador para las siglas. Para ello, ingrese un carácter especial en el campo Separador al lado de la sigla deseada. Por ejemplo: (. , _ -)


4. Después de ingresar toda la información de la categoría, haga clic en Agregar para finalizar el registro.
A continuación, el sistema mostrará un mensaje informando que la categoría fue guardada correctamente.