Para registrar una categoría de documento, se debe tener en cuenta que esta será utilizada para facilitar la organización y localización de los documentos. Por ello, el nombre y la configuración aplicada a la categoría deben ser definidos considerando un contexto general.
Ejemplo: Se crea la categoría Procedimiento Operativo (P.O.). Esta servirá para vincular todos los documentos internos relacionados con procedimientos operativos de todos los sectores de la empresa. Ej.: P.O. Operador de Montacargas, P.O. Atención al Cliente, etc.
Para registrar una categoría de documento, siga los pasos:
Haga clic en el menú Nuevo documento, luego en el campo Categoría, seleccione el botón Nuevo.
En la pantalla que se abrirá, ingrese la información de la nueva categoría:
Sigla: inserte una abreviación del nombre de la categoría (ej.: IT para Instrucción de Trabajo).
Nombre: escriba la descripción de la categoría.
Etapas: seleccione las etapas por las que deben pasar los documentos de esta categoría (por ejemplo, Consenso, Aprobación).
Después podrá configurar encabezado y pie de página para los documentos creados dentro del sistema.
Haga clic en Encabezado y pie de página, seleccione Encabezado y podrá insertar el logotipo de su empresa.
Luego, si lo desea, seleccione Pie de página. Se mostrarán ejemplos de cómo aparecerán en los documentos.
Control de la información documentada:
En este campo podrá definir cómo se controlarán y documentarán estos documentos.
Por defecto, el sistema ya trae opciones seleccionadas.
Si selecciona la opción de configurar manualmente, deberá rellenar todos los campos relacionados al control del documento (Distribución, Preservación, Acceso, etc.). Al pasar el mouse sobre cada campo, el sistema mostrará una breve definición.
Al pasar el mouse sobre el nombre, el sistema mostrará la definición de cada opción de control. Puede usar este recurso para cualquier campo relacionado al control documental.
En el campo Padrón de código podrá elegir cómo los códigos de los documentos serán definidos. Podrán contener los siguientes campos Unidad organizacional y Proceso. Siendo así, caso desee adicionar esas informaciones siga los pasos abajo:
Los campos Categoría y Número secuencial son definidos por padrón, caso desee alterar el orden de ellos, haga clic encima de lo que desea cambiar e insértelo en el orden deseado.
Para que el sistema muestre en el código del documento la sigla de la unidad y del proceso, habilite esos campos haciendo clic en la imagen al lado de su nombre. Podrá definir conforme la necesidad de su organización cuáles campos deberán ser exhibidos en el código, siendo posible elegir apenas la unidad, solo el proceso o los dos campos.
También podrá definir un carácter separador para los campos, para eso inserte el mismo en el campo Separador al lado de cada campo. OBS: Solo podrá ser definido caracteres especiales.
Conforme vaya definiendo la composición del padrón del código, el sistema exhibirá en la columna Ejemplo de código cómo el mismo quedará.
Después de insertadas todas las informaciones de registro de la categoría, basta hacer clic en Agregar, para concluir el registro. El sistema informará que la categoría fue salva con éxito. 
