Objetivo


O cadastro de documentos internos permite cadastrar os documentos de origem interna no sistema, passando por 4 etapas, sendo elas: Informações, Responsáveis, Documentos associados e Configuração.


Possibilitando assim o controle dos documentos por código, controle de revisões, notificações de publicação, controle de acesso e leitura obrigatória para documentos importantes.


Este artigo explica cada uma das etapas para o cadastro de um novo documento, como realizar o preenchimento além de contextualizar para que cadastre o documento de acordo com as necessidades internas de sua empresa.



Índice: 



Pré-requisitos:


  • Possuir a permissão de cadastrar documento interno.


            Para saber mais detalhes sobre as permissões do módulo Documentos, clique aqui.  


Passo a passo:




Cadastrando um Documento Interno:

Para iniciar o cadastro de um documento interno acesse o módulo Documentos, menu Documento Interno.



Ao abrir o menu Documento Interno, a tela para preenchimento das informações do documento será aberta, o cadastro do documento ocorre em 4 etapas, sendo elas:

  1. Informações
  2. Responsável
  3. Documentos associados(opcional)
  4. Configuração(opcional)



 1) Informações.

    Nesta etapa serão preenchidos os campos de identificação, organização e controle do documento, sendo eles:


  • Título: Nome que o documento irá possuir no sistema.
  • Categoria: A categoria à qual este documento pertence, para mais informações, clique aqui.
  • Unidade organizacional: A qual unidade este documento faz parte, para mais informações, clique aqui.
  • Processo: Setor ou processo a qual este documento faz parte, para mais informações, clique aqui.
  • Número sequencial: Numeração para controle de documentos de uma mesma categoria.
  • Revisão: Número da revisão atual deste documento.
  • Código: Campo de identificação único, preenchido automaticamente com base nas definições da categoria.


Neste exemplo estou cadastrando o documento Troca de Lote de Produção, documento este que pertence a categoria POP - Procedimento Operacional Padrão, este documento faz parte da unidade organizacional de Balneário Camboriú, sendo um documento do processo de produção cujo número sequencial é 0010 e que se encontra na revisão 0.


   

2) Responsável.

Aqui serão definidos os responsáveis por cada uma das etapas do documento, além da definição do prazo para realização de cada uma, um documento interno pode passar por até três etapas, configuração essa definida pela categoria do mesmo, para mais informações sobre a categoria, clique aqui. essas etapas são:


  • Elaboração: Etapa obrigatória, esta etapa possui apenas um responsável, que ficará encarregado de criar o documento de acordo com as especificações internas de sua instituição, para mais informações sobre a etapa de elaboração, clique aqui.


  • Consenso: Etapa opcional com um ou mais responsáveis, será realizada a verificação e validação das informações do documento, os responsáveis devem avaliar se o documento segue as diretrizes internas e esta elaborado corretamente, para mais informações sobre o consenso, clique aqui.


  • Aprovação: Etapa opcional com um ou mais responsáveis, se trata da última etapa antes do documento ser publicado no sistema, os responsáveis pela aprovação irão validar novamente o documento, confirmando se nenhuma informação incorreta passou pelo consenso, para mais informações sobre a etapa de aprovação, clique aqui.


Nosso documento de Troca de lote de produção será elaborado pelo Lucas, passará pelo consenso de João e Mariana, e será aprovado pelo Vinicius, utilizando o prazo padrão do sistema, sendo 30 dias para elaboração, 7 dias para o consenso e 7 dias para a aprovação.




3) Documentos associados(Opcional).

Esta etapa permite que documentos do sistema sejam associados com o documento cadastrado, a função de documentos associados permite um controle de revisões de ambos os documentos, para mais informações sobre documentos associados, clique aqui.



Nosso documento será associado ao documento POP0003:00 Procedimento para Homologação de Fornecedores, ao inativar, reativar ou revisar o documento, os documentos associados receberão uma pendência para revisão, para que a informação de todos os documentos associados sempre seja mantida atualizada.


   

Utilizaremos também a opção de Ao publicar, solicitar revisão para os documentos associados, para que, caso haja necessidade, os documentos associados que já estavam cadastrados no sistema passem por uma nova revisão com a publicação do novo documento.


   


    Atenção: Somente documentos publicados no sistema podem ser selecionados para serem associados.


4) Configuração(opcional)

Nesta etapa serão definidas configurações adicionais e opcionais para o cadastro do documento, permitindo que documentos possuam uma parametrização de permissões personalizadas, essas configurações são:

  • Notificação aos usuários por e-mail e configurar leitura obrigatória
  • Documento com validade
  • Restringir acesso ao documento
  • Notificar usuário quando houver atualização de cópia controlada



Notificar usuário por e-mail e configurar leitura obrigatória:


Ao habilitar a opção de notificar usuário por e-mail, os usuários e/ou grupos selecionados receberão um e-mail informando assim que este documento for publicado oficialmente no sistema, caso o documento possua uma obrigatoriedade de leitura definida internamente, é possível habilitar a opção de Leitura obrigatória, definindo um prazo para que seja realizada.


Estes usuários receberão a pendência para realizar a leitura do documento, para mais informações sobre leitura obrigatória, clique aqui.


Documento com validade:

    

Esta opção permite definir o período de validade de um documento, sendo possível definir uma validade fixa, de ano(s), mês(s), ou dia(s), ou, uma data específica definida na etapa de elaboração. 


Sempre que documentos com validade definida como dia, mês ou ano sofrerem revisão, a validade será atualizada automaticamente, seguindo o prazo estipulado no cadastro.



Documentos que possuem data específica definida na elaboração, irão possuir uma nova data específica em toda revisão, para mais informações sobre a etapa de elaboração, clique aqui.


Restringir acesso ao documento:

 

A restrição de acesso ao documento permite parametrizar quais usuários possuirão acesso a diferentes funções do documento, sendo elas:

  • Visualização
  • Impressão
  • Download


A opção de "Visualização disponível para" define quais grupos de permissão, ou usuários poderão acessar este documento, usuários que não estiverem selecionados nesta etapa não poderão visualizar o documento em questão.



A opção de "Impressão disponível para" irá definir quais usuários ou grupos podem realizar cópias controladas ou não controladas destes documentos, para mais informações sobre impressão de cópias, clique aqui.




A opção de "Download disponível para" define quais usuários ou grupos podem realizar o download do arquivo original deste documento, para mais informações sobre o download de documentos internos, clique aqui.



Notificar usuário quando houver atualização de cópia controlada:


Esta configuração irá definir qual usuário ficará responsável pela pendência para revisar a cópia do documento, podendo ser definido o responsável que realizou a impressão, ou o responsável do local da distribuição desta cópia, para mais informações sobre a pendência de cópias controladas, clique aqui.