Para crear un nuevo documento, siga los pasos a continuacíon:
Haga click en el menú Nuevo documento:
En seguida, se abrirá la ventana para ingresar las informaciones del documento:
En el campo Título, describa el nombre del documento.
En el campo Revisión, informe la revisión del documento.
En el campo Categoría, seleccione la categoría del documento.
En el campo Código el sistema sugiere el código secuencial automáticamente, pero podrá alterar este código manualmente, si así lo desea.
En el campo Unidad organizacional, seleccione la unidad al que el documento está relacionado.
En el campo Proceso, seleccione el proceso al que el documento está relacionado.
Luego de ingresar las informaciones del documento, seleccione la opción Siguiente para continuar con el proceso. Para salir de la ventana de creación de documentos, haga click en el botón Volver, al clicar en este botón, todos los datos ingresados serán perdidos.
En siguiente pantalla, ingrese las informaciones de los responsables por revisar el documento, de acuerdo con las etapas habilitadas en la categoría registrada.
En el campo Elaboración, ingrese el usuario responsable por la elaboración del documento y en el campo Plazo informe cuantos días él tendrá para concluir esa etapa.
En el campo Revisión, ingrese los usuarios responsables por la revisión del documento y en el campo Plazo informe la cantidad de días que tendrán para concluir esa etapa.
En el campo Aprobación, ingrese los usuarios responsables por aprobar el documento y en el campo Plazo informe la cantidad de días que tendrán para hacerlo.
Luego de ingresar las informaciones de los responsables por el documento, haga click en Siguiente para continuar con el proceso. Para volver a la página anterior, haga click en Volver, al clicar en este botón, todos los datos ingresados en esta pantalla serán perdidos.
En la pantalla de documentos asociados, podrá realizar la asociación de documentos que están relacionados. Esta es una etapa opcional, si no desea incluir documentos asociados, simplemente haga clic en Siguiente para avanzar a la siguiente etapa. Para incluir documentos asociados, solo debe hacer clic en el botón Asociar Documentos.
El sistema mostrará la lista de todos los documentos para asociar. Puede buscar el documento que desea asociar para facilitar su localización. Luego, simplemente marque el documento y haga clic en Grabar.
Después de insertar el documento asociado, puede hacer clic en Siguiente para continuar con el registro del documento.
En esta pantalla, puedes definir las configuraciones de su documento si así lo desea, pues esta etapa, es opcional. Para concluir la creación del documento, haga click en Grabar.
El campo Notificar al usuario por correo electrónico después de la publicación permite que inserte los usuarios ou grupos de usuários que necesitan ser notificados cuando el documento se publique. Para seleccionar niveles de usuario, utilice la opción Seleccionar grupo(s) y para agregar usuarios individuales, utilice la opción Seleccionar usuario(s).
El campo Establecer período de validez permite definir una validez para su documento, para eso, basta seleccionar el período que el documento será válido. La validez puede ser definida en años, meses o días.
También es posible definir una fecha específica de validez para el documento. Para ello, seleccione la opción Fecha específica definida en la elaboración. De esta manera, el responsable de la elaboración podrá definir, en su tarea pendiente, la validez del documento.
El campo Restringir acceso al documento permite definir qué usuarios podrán visualizar, imprimir y descargar el documento. Para eso, siga los pasos a continuación:
En el campo Visualización disponible para, ingrese apenas los usuarios o grupos de usuarios que podrán consultar el documento.
En el campo Impresión disponible para, ingrese apenas los usuarios o grupos de usuarios que podrán imprimir el documento.
En el campo Descargar disponible para, ingrese apenas los usuarios o grupos de usuarios que podrán descargar el documento.
Obs: Si desea liberar alguno de los permisos para todos los usuarios, marque la opción Todos en el permiso que desea liberar para todos los usuarios.
Luego de definir las configuraciones del documento, haga click en Grabar para concluir el proceso. Para volver a la pantalla anterior, haga click en Volver.
En seguida, el sistema informará que el documento fue guardado con éxito y será direccionado para el usuario responsable para elaborarlo. Para saber más detalles sobre esa etapa, haga click en este artículo.
