Objetivo


El registro de documentos internos permite crear documentos de origen interno en el sistema a través de cuatro etapas: Información, Responsables, Documentos asociados y Configuración.


Esto permite gestionar los documentos mediante códigos, controlar las revisiones, enviar notificaciones de publicación, administrar el acceso y establecer la lectura obligatoria para documentos importantes.


Este artículo explica cada una de las etapas para registrar un nuevo documento, cómo completar la información requerida y proporciona el contexto necesario para que el documento sea registrado de acuerdo con las necesidades internas de su organización.


Índice: 


Prerrequisitos:

  • Contar con el permiso para registrar documentos internos.



        Para conocer más detalles sobre los permisos del módulo Documentos, haga clic aquí.


Passo a Passo:



Registro de un documento interno:

Para comenzar el registro de un documento interno, acceda al módulo Documentos y seleccione el menú Documento interno.



Al abrir el menú Documento interno, se mostrará la pantalla para completar la información del documento. El proceso de registro del documento consta de cuatro etapas:

  • Información
  • Responsables
  • Documentos asociados (opcional)
  • Configuración (opcional)


1) Información.

    En esta etapa se completan los campos de identificación, organización y control del documento:


  • Título: Nombre que tendrá el documento en el sistema.

  • Categoría: Categoría a la que pertenece el documento. Para obtener más información, haga clic aquí.

  • Unidad organizacional: Unidad organizacional a la que pertenece el documento. Para obtener más información, haga clic aquí.

  • Proceso: Área o proceso al que pertenece el documento. Para obtener más información, haga clic aquí.

  • Número secuencial: Numeración utilizada para el control de documentos de una misma categoría.

  • Revisión: Número de la revisión actual del documento.

  • Código: Campo de identificación único, completado automáticamente según la configuración de la categoría.


En este ejemplo, estoy registrando el documento Cambio de lote de producción. Este documento pertenece a la categoría IDT - Instrucción de trabajo, forma parte de la unidad organizacional de Balneário Camboriú, corresponde al proceso de Producción, tiene el número secuencial 0001 y se encuentra en la Revisión 0.


2) Responsables.

En esta etapa se definirán los responsables de cada una de las etapas del documento, así como el plazo para completar cada una de ellas. Un documento interno puede pasar por hasta tres etapas, según la configuración definida en su categoría. Para obtener más información sobre la categoría, haga clic aquí. Las etapas son:


  • Elaboración: Etapa obligatoria con un único responsable. Esta persona será la encargada de crear el documento de acuerdo con las especificaciones internas de la organización. Para obtener más información sobre la etapa de Elaboración, haga clic aquí.


  • Consenso: Etapa opcional con uno o más responsables. En esta etapa se verificará y validará la información del documento. Los responsables deberán evaluar si el documento cumple con las directrices internas y si está correctamente elaborado. Para obtener más información sobre el Consenso, haga clicaquí.


  • Aprobación: Etapa opcional con uno o más responsables. Es la última etapa antes de que el documento sea publicado en el sistema. Los responsables de la aprobación realizarán una validación final para confirmar que ninguna información incorrecta haya pasado por la etapa de Consenso. Para obtener más información sobre la etapa de Aprobación, haga clic aquí.


En nuestro ejemplo, el documento Cambio de lote de producción será elaborado por Lucas, pasará por la etapa de Consenso con João y Mariana, y será aprobado por Vinicius, utilizando los plazos predeterminados del sistema: 30 días para la Elaboración, 7 días para el Consenso y 7 días para la Aprobación.



3) Documentos asociados (Opcional).

Esta etapa permite asociar documentos del sistema con el documento que se está registrando. La funcionalidad de Documentos asociados permite controlar las revisiones de ambos los documentos relacionados. Para obtener más información sobre Documentos asociados, haga clic aquí.



Nuestro documento será asociado al documento POP0003:00 Procedimiento para la Homologación de Proveedores. Cuando el documento sea desactivado, reactivado o revisado, los documentos asociados recibirán una tarea pendiente de revisión, garantizando que la información de todos los documentos asociados se mantenga siempre actualizada.



También utilizaremos la opción "Al publicar, solicitar revisión para los documentos asociados." para que, si es necesario, los documentos asociados que ya estaban registrados en el sistema sean sometidos a una nueva revisión cuando se publique el nuevo documento.



Atención: Solo los documentos publicados en el sistema pueden ser seleccionados para ser asociados.



4) Configuración (Opcional)

En esta etapa se definirán configuraciones adicionales y opcionales para el registro del documento, permitiendo que los documentos cuenten con una configuración personalizada de permisos. Estas configuraciones son:

  • Notificar a los usuarios por correo electrónico y configurar la lectura obligatoria

  • Documento con vigencia

  • Restringir el acceso al documento

  • Notificar al usuario cuando haya una actualización de una copia controlada



Notificar a los usuarios por correo electrónico y configurar la lectura obligatoria:


Al habilitar la opción Notificar a los usuarios por correo electrónico, los usuarios y/o grupos seleccionados recibirán un correo electrónico cuando el documento sea publicado oficialmente en el sistema. Si el documento tiene un requisito interno de lectura obligatoria, también es posible habilitar la opción Lectura obligatoria y definir un plazo para su cumplimiento.


Estos usuarios recibirán una tarea pendiente para realizar la lectura del documento. Para obtener más información sobre la Lectura obligatoria, haga clic aquí.



Documento con vigencia:


Esta opción permite definir el período de vigencia de un documento. Es posible establecer una vigencia fija en años, meses o días, o bien definir una fecha específica durante la etapa de Elaboración.


Siempre que los documentos con una vigencia definida en días, meses o años sean revisados, la fecha de vencimiento se actualizará automáticamente de acuerdo con el período establecido durante el registro.



Los documentos que tengan una fecha específica definida durante la etapa de Elaboración recibirán una nueva fecha específica en cada revisión. Para obtener más información sobre la etapa de Elaboración, haga clic aquí.



Restringir el acceso al documento:

La restricción de acceso al documento permite configurar qué usuarios tendrán acceso a las diferentes funciones del documento:


  • Visualización

  • Impresión

  • Descarga


La opción "Visualización disponible para" define qué grupos de permisos o usuarios podrán acceder a este documento. Los usuarios que no sean seleccionados en esta etapa no podrán visualizar el documento en cuestión.



La opción "Impresión disponible para" define qué usuarios o grupos podrán generar copias controladas o no controladas de estos documentos. Para obtener más información sobre la impresión de copias, haga clic aquí.



La opción "Descarga disponible para" define qué usuarios o grupos podrán descargar el archivo original de este documento. Para obtener más información sobre la descarga de documentos internos, haga clic aquí.



Notificar al usuario cuando haya una actualización de una copia controlada:


Esta configuración define qué usuario será responsable de la tarea pendiente de revisar la copia del documento. Es posible asignar como responsable al usuario que realizó la impresión o al responsable del lugar donde se distribuyó la copia. Para obtener más información sobre la tarea pendiente de las copias controladas, haga clic aquí.