Para cadastrar um novo documento, siga os passos abaixo
Clique no menu Novo documento:
Em seguida, será exibida a tela para inserir as informações do documento:
No campo Título descreva o nome do documento.
No campo Revisão informe a revisão do documento.
No campo Categoria selecione a categoria do documento.
No campo Código o sistema irá sugerir o código sequencial automaticamente, caso desejar poderá alterar este código manualmente.
No campo Unidade organizacional selecione a unidade que o documento está relacionado.
No campo Processo selecione o processo que o documento está relacionado.
Após inserir as informações de cadastro do documento, selecione a opção Próximo para prosseguir com o cadastro. Para sair da tela clique no botão Voltar, caso selecione esta opção, todos os dados já preenchidos serão perdidos.
Na próxima tela, você poderá inserir as informações dos responsáveis pela revisão do documento, conforme as etapas habilitadas no cadastro da sua categoria.
No campo Elaboração insira o usuário responsável pela elaboração do documento e no campo Prazo, informe a quantidade de dias que ele terá para concluir essa etapa.
No campo Consenso informe os usuários que irão consensar o documento e no campo Prazo, informe a quantidade de dias que eles terão para concluir essa etapa.
No campo Aprovação indique os usuários que irão aprovar o documento e no campo Prazo, informe a quantidade de dias que eles terão para concluir essa etapa.
Após inserir as informações dos responsáveis pelo documento, clique em Próximo para prosseguir com o cadastro. E para acessar a tela anterior, clique em Voltar.
Na tela de documentos associados, você poderá fazer a associação de documentos que estão relacionados. Essa é uma etapa opcional, caso não queira incluir documentos associados basta clicar em próximo para avançar a etapa. Para incluir documentos associados, basta clicar no botão Associar Documentos:
O sistema vai trazer a lista de todos os documentos para associar, você pode pesquisar o documento que deseja associara para facilitar a localização. Depois basta marcar o documento e clicar em gravar:
Após inserir o documento associado, você pode clicar em próximo para avançar no cadastro do documento:
Na próxima tela, você poderá definir as configurações do seu documento, mas o preenchimento das informações é opcional, então caso queira concluir o cadastro do seu documento, clique em Gravar.
O campo Notificar usuários por e-mail após a publicação permite que insira quais usuários ou níveis de usuários precisam ser notificados quando o documento for publicado. Para selecionar níveis de usuário utilize a opção Selecionar grupo(s) e para inserir usuários individuais utilize a opção Selecionar usuário(s).
O campo Definir período de validade possibilita que seja definida uma validade para o seu documento, para isso basta selecionar o período que o mesmo será válido. Poderá definir a validade em anos, dias e meses.
Também é possível definir uma data específica para validade do documento, para isso selecione a opção Data específica definida na elaboração. Dessa forma, o responsável pela elaboração poderá definir na sua pendência, a validade para o documento
O campo Restringir acesso ao documento permite que defina quais usuários ou níveis de usuários poderão consultar, baixar e imprimir o documento. Para isso siga os passos abaixo:
No campo Visualização disponível para insira apenas os usuários ou níveis de usuários que poderão consultar o documento.
No campo Impressão disponível para informe somente os usuários ou níveis de usuários que poderão imprimir o documento.
No campo Download disponível para insira apenas os usuários ou níveis de usuários que poderão baixar o documento.
OBS: caso queira liberar alguma das permissões para todos os usuários, marque a opção todos da permissão que desejar liberar para todos os usuários.
Após definir as configurações do documento, clique em Gravar para concluir o cadastro do documento. Para acessar a tela anterior, clique em Voltar.
Em seguida, o sistema informará que o documento foi cadastrado e que será encaminhado para o usuário responsável elaborar o mesmo. Para saber mais detalhes dessa etapa, clique nesse artigo.
