Objetivo


Quando o documento é atualizado e possui habilitada a configuração "Notificar usuário quando houver atualização de cópia controlada" no cadastro do documento, e há cópias distribuídas, é necessário que essas cópias obsoletas sejam atualizadas conforme a nova revisão. 


Pré-requisitos


  • A configuração "Notificar usuário quando houver atualização de cópia controlada" deve estar habilitada no cadastro do documento.


  • O documento deve possuir cópias físicas distribuídas anteriormente.
  • O usuário deve ser o responsável pela impressão das cópias anteriores.


Passo a passo



Para atualizar as cópias controladas siga os passos abaixo:


  1. O sistema irá gerar uma pendência para quem imprimiu as cópias anteriores para que as mesmas sejam atualizadas, assim que o documento for publicado, o responsável pela impressão irá receber um aviso no e-mail referente a pendência no sistema.


  2. Ao acessar o sistema, a pendência poderá ser localizada na tela de Tarefas, aba Solicitação. Por padrão, o prazo para atualizar as cópias são de 7 dias, após a publicação do documento.


  3.  Ao clicar na pendência, o sistema irá abrir a tela de atualização da cópia, onde será definido o responsável pela cópia e a quantidade a ser impressa.


  4. Para finalizar, basta clicar em Atualizar que o sistema irá gerar o arquivo a ser impresso. Caso a cópia não seja mais necessária, basta clicar em Descartar, que o sistema irá dispensar a atualização da cópia impressa no ponto.


Informações adicionais


O módulo Documentos não armazena o arquivo das cópias impressas.