El registro de documentos externos sirve para almacenar documentos de origen externo que son necesarios para el control y funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, permitiendo su aplicación en los sectores correspondientes dentro de la organización. Estos documentos provienen de proveedores, clientes, organismos de licenciamiento, certificación, entre otros.
Para registrar un documento externo, sigue los pasos a continuación.
Haz clic en el menú Documento externo:
A continuación, se mostrará la pantalla para ingresar la información del documento:
En el campo Título, informa el nombre del documento que se está registrando.
En el campo Unidades organizacionales, selecciona las unidades a las que está relacionado el documento, pudiendo incluir más de una unidad por documento.
En el campo Proceso, selecciona el proceso al que está relacionado el documento.
En el campo Responsable, selecciona el usuario responsable del documento externo.
En Distribución, indica cuál será el tipo de distribución del documento:
Selecciona la opción Electrónica si el documento está disponible en un sitio web, sistema o red interna de la empresa, y/o selecciona la opción Física si el documento está guardado en un lugar como archivo metálico, carpeta o armario, por ejemplo.
Al seleccionar una de las opciones, se mostrará el campo Local, en el cual se debe informar dónde se puede encontrar el documento. Para documentos electrónicos, ingresa el sitio web o la ruta de acceso, y para documentos físicos, informa el lugar donde el documento está almacenado.
En caso de que el documento tenga validez, selecciona la opción Con validez para seleccionar la fecha. 
En la sección Documentos, haz clic en + Agregar para incluir un anexo en el registro del documento externo. 
Después de completar los campos, haz clic en Grabar para finalizar el registro del documento externo. A partir de ese momento, el documento quedará publicado y disponible para consulta.
Si deseas cancelar el registro del documento externo, haz clic en Volver.
Atención: toda la información ingresada se perderá.
Después de guardar, el sistema informará que el documento fue registrado con éxito.