Objetivo 


El sistema permite editar las categorías de los documentos, lo que posibilita la actualización de sus configuraciones cuando sea necesario.


Prerrequisitos 

  • Para realizar la edición de la categoría, es necesario que el permiso Registrar documento interno esté habilitado en el grupo de permisos del usuario.


            Para más información sobre la configuración de permisos, haga clic aquí.

Passo a passo



1. En la pantalla principal, ubique y haga clic en la pestaña Documento interno. A continuación, ubique el campo Categoría y seleccione la categoría que desea editar. Después de seleccionar la categoría deseada, haga clic en el lápiz .



2. En la pantalla Edición de categoría, será posible editar los campos Sigla y Nombre, así como eliminar o agregar las etapas del documento (Consenso y Aprobación).


Observaciones: Si ya existen documentos registrados en la categoría que se está editando, no será posible agregar ni eliminar etapas, conforme al ejemplo a continuación:



3. En la sección Encabezado y Pie de página, es posible agregar o eliminar el encabezado y el pie de página en los documentos creados en el sistema. Para más detalles, haga clic aquí. 



4. Para editar la información de Control de información documentada, haga clic en esta opción. Al expandirla, podrá editar toda la información: Distribución, Preservación, Acceso, Control de cambios, Recuperación, Retención, Uso, Disposición y Almacenamiento. Para más detalles, haga clic aquí.


 

5. En la sección Patrón de código, es posible editar la secuencia de las siglas que componen el código del documento. Entre las opciones disponibles se encuentran:

  • Sigla de la categoría;
  • Número secuencial;
  • Sigla de la Unidad organizacional;
  • Sigla del proceso.

En el campo Separador, es posible definir el carácter que se mostrará entre las siglas.

Junto a los campos Proceso y Unidad organizacional, está disponible la opción de mostrar u ocultar las siglas, ya que se trata de información opcional. Para más detalles, haga clic aquí.



6. Después de realizar las ediciones necesarias, haga clic en Grabar. 



Para confirmar, el sistema mostrará un mensaje informando que la categoría se ha guardado correctamente.



Si no desea continuar con los cambios, haga clic en Cancelar.