Al iniciar sesión en el sistema, será dirigido a la pantalla de tareas. A través de esta pantalla será posible acompañar sus pendientes relacionados con la elaboración, consenso y aprobación de documentos, los pendientes de nuevas revisiones solicitadas por otros usuarios, o las revisiones relacionadas con la vigencia de los documentos. A continuación, detallaremos cada una de las opciones.
En el menú Elaboración podrá seguir todos los documentos que están pendientes para que su usuario los elabore, consensúe o apruebe.
En esta pantalla se mostrarán las informaciones de Estado, el tipo de Pendiente, el nombre del Documento, la Unidad Organizacional y el Proceso al que pertenecen los documentos, así como el Plazo para realizar cada uno de los pendientes listados.
En el menú Solicitud será posible visualizar todos los documentos que están pendientes debido a una solicitud de revisión o inactivación generada por algún otro usuario del sistema.
En esta pantalla se mostrarán las informaciones de Estado, el tipo de Pendiente, el nombre del Documento, la Unidad Organizacional y el Proceso al que pertenecen los documentos, así como el Plazo para realizar cada uno de los pendientes listados.
Y en el menú Validez se mostrarán todos los pendientes de revisión generados debido a la expiración de la vigencia del documento.
En esta pantalla se mostrarán las informaciones de Estado, el tipo de Pendiente, el nombre del Documento, la Unidad Organizacional y el Proceso al que pertenecen los documentos, así como el Plazo para realizar cada uno de los pendientes listados.
Cada uno de los pendientes mostrados en los menús, detallados anteriormente, está señalado por un estado (color), cuya leyenda se muestra en el pie de la pantalla de tareas.
En plazo: el pendiente aún está dentro del plazo para ser realizado;
Vencimiento: el pendiente cambiará a este estado en el día en que vencerá;
Vencido: este estado se mostrará una vez expirado el plazo para realizar el pendiente;
Desaprobado: este estado se mostrará cuando el documento sea desaprobado en las etapas de consenso y/o aprobación.
En esta pantalla también será posible aplicar filtros, simplemente haga clic en la opción ubicada en el lado derecho de la pantalla.
Después de hacer clic en esta opción, el sistema pondrá a disposición los campos para selección, que listamos a continuación.
Documento: En este campo ingrese el nombre o código del documento que desea localizar.
Responsables: En este campo será posible filtrar por responsables, permitiendo visualizar los pendientes de otros usuarios. Por defecto, el sistema traerá predefinido en este campo al usuario que ha iniciado sesión. Este campo solo se mostrará si el usuario tiene permiso en su nivel de usuario. Para más información haga clic aquí. Si su usuario no tiene permiso para visualizar Tareas de otros, el sistema ocultará este campo y mostrará solo los pendientes de su usuario.
Unidad organizacional: Defina en este campo la unidad que desea filtrar y visualizar los pendientes. En caso de no seleccionar ninguna unidad, el sistema devolverá todas por defecto.
Proceso: En este campo podrá definir el proceso que desea visualizar. En caso de no seleccionar ningún proceso, el sistema devolverá todos por defecto.
Pendiente: En este campo será posible filtrar según la etapa del pendiente:
Si se encuentra en la pantalla de Elaboración, el sistema traerá en este campo las opciones de pendientes: Elaboración, Consenso y Aprobación.
En la pantalla de Solicitud, el sistema traerá en este campo las opciones de pendientes: Inactivación de Documento y Nueva Revisión.
En la pantalla de Validez este campo no se mostrará.
Estado: En este campo será posible filtrar de acuerdo con el estado del pendiente:
En plazo: el pendiente aún está dentro del plazo para ser realizado;
Vencimiento: el pendiente cambiará a este estado en el día en que vencerá;
Vencido: este estado se mostrará una vez expirado el plazo para realizar el pendiente;
Desaprobado: este estado se mostrará cuando el documento sea rechazado en las etapas de consenso y/o aprobación.