El registro de documento externo sirve para almacenar los documentos de origen externo, que son necesarios para el control y funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad, sobre los sectores que aplican tales informaciones dentro de la organización.
Relice los siguientes pasos para crear un nuevo documento externo:
- En la barra superior de DOC, clique en +Nuevo.
- Selecione la opción Documento Externo.
Se abre la ventana de Registro de documento externo, donde debe diligenciar los siguientes campos: - En el campo Título, informe el nombre del documento que se va a registrar.
- Seleccione la Unidad a la cual el documento externo está asociado.
- Seleccione el Proceso al cual el documento hace parte.
- Informe cual será el tipo de Distribución del documento: Seleccione la opción Electrónica si el documento va a estar disponible en algún sitio web o red interna de trabajo, o seleccione Física si el documento va a estar guardado en algún lugar o archivador físicamente.
- En el campo Localización informe donde sera encontrado el documento. Si es un documento electrónico ingrese el sitio, por ejemplo, http://www.abnt.org.br/publicacoes2/category/145-abnt-nbr-iso-9001, y si es un documento físico escriba el lugar donde se encuentra ubicado, por ejemplo un archivador de documentos.
- Seleccione el nombre del Responsable por el documento externo que esta registrando.
- Si un documento tiene establecida una fecha de validez, seleccione la opción Definir validez para ingresar la fecha de vencimiento:
- Si desea ser alertado con antelación sobre la validez, seleccione la casilla Avisar antes e informe el número de días de antelación para ser avisado por el sistema. Cuando este plazo llegue, el sistema generará un pendiente en la pantalla de inicio para que el responsable actualice el documento en cuestión.
- Para incluir un archivo adicional al documento externo que está siendo creado, seleccione Incluir anexo y clique sobre el botón Ingresar archivo para cargarlo desde su computador al sistema.
- Seleccione Observación, donde puede realizar una breve descripción el documento.
- Seleccione la casilla Asociar a otros documentos para abrir el campo de selección de documentos que estan publicados en DOC. Allí puede asociar mas de un documento.
Cada vez que se ingresa un archivo, como se explica en el paso 10, y hay un documento interno asociado al documento externo, al guardar los datos, DOC abrirá una pantalla de advertencia preguntando si desea solicitar la revisión de los documentos internos asociados.
- Al clicar en el botón Solicitar revisión, el sistema va a crear un pendiente de nueva revisión para el elaborador del documento interno.
- Click en el campo Avisar por correo electrónico y seleccione el nombre de la persona que desea notificar sobre la publicación de este documento.
- Click en el campo Permiso de acceso, si desea definir quienes tienen permisos de acceso al documento.
- Atención: El sistema permite que el usuario solamente abra y edite documentos externos en los que tiene permiso. Si no aparece en el campo de permisos de acceso, el registro se mostrará en la consulta, pero se restringirá su visualización y edición, esto se aplica también para quién registró el documento y para quién es el responsable de este.
- Click en Guardar para finalizar el registro del documento externo. Y a partir de este momento el documento estará publicado y disponible en la Consulta.
- Si se requiere cancelar el registro del documento puede dar click en cerrar. En ese caso toda la información ingresada se perderá.
Al finalizar el registro del documento externo, si algún usuario ha sido seleccionado en la lista de notificación (paso 13), el sistema envía un aviso por correo electrónico así:
Vea en el siguiente vídeo el paso a paso completo: