Quando uma solicitação de revisão de um documento interno é feita, seja por validade expirada ou por um usuário do sistema, a mesma será direcionada para o elaborador do documento que irá verificar se os motivos apresentados são procedentes, e justificam a solicitação.
O elaborador irá receber um e-mail semelhante ao ilustrado abaixo, informando qual é o documento que foi solicitada a revisão e por qual motivo. Por padrão o prazo para finalizar a etapa de solicitação de revisão é de 7 dias a contar do dia que a solicitação foi feita.
Quando o usuário receber a pendência de nova revisão, o mesmo deverá acessar o sistema e seguir os seguintes passos:
- Localize na tela de pendências o documento interno pendente de nova revisão.
- Clique sobre o mesmo e a tela intitulada Solicitação de nova revisão será exibida. Essa tela é bem semelhante a de detalhes do documento interno, porém com algumas opções mais específicas.
- O sistema exibe o motivo da solicitação da nova revisão
- No final da tela há algumas opções de tratativa para o documento:
- Revisar: Ao clicar nesse botão, o usuário estará decidindo por revisar o documento e o mesmo deve inserir o motivo da revisão e clicar em gravar.
- Ao confirmar a revisão do documento, o sistema solicita que os responsáveis sejam confirmados. Ao clicar em Confirmar o sistema direciona para a pendência de elaboração, para os responsáveis que estão sendo exibidos na tela. Ao clicar em Alterar será possível escolher novos responsáveis pelas etapas, inclusive configurar uma nova data de validade.
- Apos confirmar os responsáveis, o documento seguirá para a etapa de elaboração.
- Ao confirmar a revisão do documento, o sistema solicita que os responsáveis sejam confirmados. Ao clicar em Confirmar o sistema direciona para a pendência de elaboração, para os responsáveis que estão sendo exibidos na tela. Ao clicar em Alterar será possível escolher novos responsáveis pelas etapas, inclusive configurar uma nova data de validade.
- Inativar documento: O usuário estará decidindo por inativar o documento e o mesmo deve inserir o motivo da inativação e clicar em gravar.
Ao confirmar a inativação do documento, o próprio elaborador como também o aprovador, receberão um e-mail informando sobre a inativação. - Transferir decisão: Caso o usuário não seja o mais qualificado para tomar a decisão de revisão, por ter mudado de setor, por exemplo, o mesmo pode transferir a pendência para outro usuário do sistema. Após escolher o novo responsável, é necessário clicar em gravar para validar as alterações. Neste campo irão aparecer somente os usuários estiverem no campo de permissão de acesso do documento, os responsáveis pelas etapas e o usuário que cadastrou o documento no sistema.
O usuário que recebeu a transferência, ao abrir a pendência, poderá verificar quem direcionou a mesma para ele. - Dispensar solicitação: O usuário estará dispensando a solicitação, ou seja, a revisão do documento em questão não é necessária. Clicando neste botão, será obrigatório inserir o motivo da dispensa da revisão e clicar em gravar para validar a escolha feita.
Ao dispensar a solicitação de revisão, o usuário que fez a solicitação receberá o e-mail informando sobre a recusa da revisão. - Excluir do sistema: Caso o usuário tenha a certeza que o documento não é mais necessário, ou que foi cadastrado de forma errada, ele poderá excluir o mesmo. O sistema irá confirmar o pedido, e caso este seja positivo, o documento será excluído, não sendo possível sua recuperação.
- Revisar: Ao clicar nesse botão, o usuário estará decidindo por revisar o documento e o mesmo deve inserir o motivo da revisão e clicar em gravar.
Confira o passo a passo completo no vídeo abaixo: