O cadastro de documento externo serve para armazenar os documentos de origem externa que são necessários para o controle e funcionamento do Sistema de Gestão da Qualidade sobre os setores que se aplicam tais documentações dentro da organização.
Realize os seguintes passos, para criar um novo documento externo:
- Na barra superior do DOC, clique em +Novo.
- Selecione a opção Documento Externo.
- No campo Título, informe o nome do documento que está sendo cadastrado;
- Selecione a Unidade a qual este documento externo está associado.
- Selecione qual é o Processo ao qual este documento faz parte.
- Informe qual será o tipo de Distribuição deste documento: Selecione a opção Eletrônica se o documento estiver à disposição em algum site ou rede interna de trabalho e/ou a Física se o documento estiver guardando em algum local como arquivo de aço, por exemplo.
- Em Localização informe onde será encontrado o documento. Se for um documento eletrônico, insira o site, por exemplo, http://www.abnt.org.br/publicacoes2/category/145-abnt-nbr-iso-9001 e se for documento físico escreva o local que se encontra o documento, por exemplo, arquivo de documentos na sala da Qualidade.
- Selecione o nome de um Responsável pelo documento externo que está sendo cadastrado.
- Caso o documento tenha validade, selecione a opção Validade para inserir a data de vencimento:
- Caso queira ser avisado com antecedência sobre a validade, selecione a caixinha Avisar antes e informe o número de dias de antecedência para ser avisado pelo sistema. Quando esse prazo chegar, o sistema irá gerar uma pendência na tela de inicio para que o responsável atualize o documento em questão.
- Caso queira ser avisado com antecedência sobre a validade, selecione a caixinha Avisar antes e informe o número de dias de antecedência para ser avisado pelo sistema. Quando esse prazo chegar, o sistema irá gerar uma pendência na tela de inicio para que o responsável atualize o documento em questão.
- Para incluir um arquivo que seja complementar ao documento externo que está sendo criado, selecione Incluir anexo e clique sobre o botão Inserir arquivo para fazer o upload do seu computador para o sistema.
- Selecione Observação para que você possa descrever as observações referente ao documento.
- Selecione a caixinha Associar a outros documentos para abrir o campo de seleção de documentos que estão publicados no DOC. Você pode associar mais de um documento, basta clicar sobre o nome de cada documento.
Sempre que um arquivo for inserido, conforme explica o passo 10, e houver um documento interno associado ao documento externo, ao gravar os dados, o DOC irá abrir uma tela de aviso perguntando se deseja solicitar a revisão dos documentos internos associados.
- Ao clicar no botão Solicitar revisão, o sistema irá criar uma pendência de nova revisão para o elaborador do documento externo.
- Clique sobre o campo de seleção Avisar por e-mail e selecione e no nome da pessoa que deseja informar por e-mail sobre a publicação deste documento.
- Clique sobre o campo Permissão de acesso, caso queira definir quem terá permissão para acessar o documento.
- Atenção: O sistema permite que o usuário somente abra e edite documentos externos no qual ele tem permissão. Se ele não estiver listado no campo de permissão de acesso o registro será exibido na consulta, porém ele será restrito para visualização e edição, isso se aplica também para quem cadastrou o documento e para quem é o responsável por ele.
- Clique em Gravar para finalizar o cadastro de documento externo. A partir deste momento o documento estará publicado e disponível em Consulta.
- Caso queira cancelar o cadastro do documento clique em Fechar. Atenção: Todas as informações serão perdidas
Ao finalizar o cadastro do documento externo, caso algum usuário tenha sido selecionado na lista eletrônica (passo 13), o sistema irá emitir um aviso para os usuários da lista.
Veja no vídeo abaixo o passo a passo completo: