O cadastro de documentos externos serve para armazenar documentos de origem externa que são necessários para o controle e funcionamento do Sistema de Gestão da Qualidade, permitindo sua aplicação nos setores correspondentes dentro da organização. Esses documentos são provenientes de fornecedores, clientes, órgãos de licenciamento, certificação, entre outros.
Para cadastrar um documento externo, siga os passos abaixo.
Clique no menu Documento externo:
Em seguida, será exibida a tela para inserir as informações do documento:
No campo Título informe o nome do documento que está sendo cadastrado.
No campo Unidades organizacionais selecione as unidades que o documento está relacionado, podendo ser inserido mais de uma unidade por documento.
No campo Processo selecione o processo que o documento está relacionado.
No campo Responsável selecione o usuário responsável pelo documento externo.
Em Distribuição informe qual será o tipo de distribuição do documento:
Selecione a opção Eletrônica se o documento estiver disponível em um site, sistema ou rede interna da empresa, e/ou selecione a opção Física se o documento estiver guardado em um local como arquivo de aço, pasta ou armário, por exemplo.
Ao selecionar uma das opções, será exibido o campo Local, no qual deve ser informado onde o documento poderá ser encontrado. Para documentos eletrônicos insira o site ou o caminho de acesso, e para documentos físicos informe o local onde o documento está armazenado.
Caso o documento tenha validade seleciona a opção Com validade para selecionar a data.
Na parte de Documentos, clique em + Adicionar para incluir um anexo ao cadastro do documento externo.
Após o preenchimento dos campos clique em Gravar para finalizar o cadastro do documento externo. A partir desse momento o documento está publicado e disponível para consulta.
Caso queira cancelar o cadastro do documento externo clique em Voltar.
Atenção: Todas as informações preenchidas serão perdidas.
Após gravar o sistema informará que o documento foi cadastrado com sucesso.
