ÍNDICE

Introdução

Nesse artigo você irá aprender a realizar o preenchimento da planilha de importações de documentos externos para o módulo DOC. O processo de importação é uma forma prática de incluir várias informações no sistema de uma só vez, evitando cadastros manuais e economizando tempo. 


Para que a importação seja realizada corretamente e de forma ágil, é necessário preencher a planilha de acordo com o modelo disponibilizado, abaixo você encontrará todas as instruções necessárias para realizar esse preenchimento.


Caso queira aprender sobre o preenchimento da planilha de documentos internos, você pode acessar o artigo Como preencher a planilha de importação de documentos internos?.


Vídeo explicativo

O vídeo a seguir explica em detalhes como preencher cada campo da planilha de importação dos documentos externos: 




Caso não consiga acessar o vídeo acima, você poderá acessa-lo através desse link Preenchendo a planilha de importação - Documentos Externos. 


Detalhe dos campos e como preenche-los

Abaixo estão listados todos os campos da planilha com as instruções de como realizar o preenchimento. Os campos com * são os campos cujo o preenchimento é obrigatório:


  • Título*: O campo de título é referente ao nome que o documento terá no sistema, como por exemplo “Certificados de Qualidade” e o preenchimento desse campo é obrigatório. Nós temos um limite de 150 caracteres para os títulos dos documentos, incluindo espaços e símbolos, portanto, é importante que o título não ultrapasse esse limite.

  • Unidade: Esse campo não é obrigatório e se refere as unidades do qual o documento faz parte. É possível inserir mais de uma unidade por documento, porém é preciso separar as unidades por ponto e vírgula, como por exemplo: Matriz;Filial BH. As unidades devem estar previamente cadastradas no sistema.

  • Processo: O campo de processo também não é obrigatório, e você pode preenche-lo com o processo do qual o documento faz parte, como por exemplo “Qualidade”. Todos os processos preenchidos na planilha precisam estar cadastrados no sistema.

  • E-mail Responsável*: Esse é um campo obrigatório e você deve informar o e-mail do usuário responsável pelo documento. Nesse campo, só é permitido inserir um usuário por documento e o e-mail que for informado precisa estar cadastrado no sistema.

  • Validade: Caso o seu documento possua uma data de validade, você pode preencher esse campo, informando a data abreviada, como por exemplo: “04/10/2026”. Esse não é um campo obrigatório e se o seu documento não tiver validade, você pode deixar esse campo em branco.

  • Número de dias para aviso prévio de validade: Caso o seu documento possua uma data de validade, você pode configurar com quantos dias de antecedência o sistema irá disparar um e-mail de aviso para o responsável do documento e gerar a pendência para que o documento seja revisado. Para realizar essa configuração, basta preencher essa coluna com o número de dias que você deseja que o aviso seja emitido antes da validade.

    Por exemplo, se o seu documento possuir a validade como “22/11/2026” e você configurar que para que aviso seja disparado 30 dias antes, o responsável pelo documento irá receber um e-mail notificando sobre a validade do documento no dia 22/10/2026 e será gerada uma pendência para revisar o documento.


  • Distribuição* (Física = 'F' ou Eletrônica = 'E'): Esse é um campo obrigatório referente a distribuição do documento. No sistema existem duas opções, a distribuição Física ou Eletrônica, para selecionar qual é a distribuição do seu documento, basta preencher com “F” caso seja Física ou com “E” caso seja Eletrônica.


  • Localização*: Esse campo se refere a localização do documento e o mesmo deve ser preenchido em texto, indicando a localização do mesmo, como por exemplo “Sala de Controle”. O preenchimento desse campo é obrigatório.


  • Observações: Esse é um campo opcional e serve para que seja inserida as observações do documento. Caso o documento possua observações, você pode descrevê-la. Caso não deseje incluir observações, basta deixar esse campo em branco.


  • Arquivo(s): O campo de arquivos é opcional e caso você queira inserir um arquivo ou mais, é necessário inserir esses arquivos separados por ponto e vírgula. Nessa coluna precisa ser descrito o nome exatamente igual ao seu arquivo, incluindo a sua extensão, como por exemplo “documento001_rev1.docx”. Esse campo possui um limite de 100 caracteres para cada arquivo, portanto, é importante que os nomes dos arquivos não ultrapassem esse limite.


  • Lista eletrônica: Esse campo serve para você informar quais usuários deverão ser avisados por e-mail sobre a publicação do documento, você deverá informar o e-mail dos usuários separados por ponto e vírgula e todos os e-mails preenchidos na planilha deverão estar cadastrados no sistema. Caso não deseje que os usuários sejam notificados por e-mail, basta deixar esse campo em branco.


    No sistema, documentos externos podem ter dois tipos de permissão. apenas um tipo de permissão deve ser preenchido:

  • Permissão de Acesso ou

  • Consulta, Impressão e Download.

  • Permissão de acesso: Esse campo é um campo opcional e é referente a quais usuários terão permissão de acesso ao documento. Caso queira restringir o acesso ao documento, basta inserir o e-mail dos usuários separados por ponto e vírgula. Os e-mails inseridos nesse campo deverão estar cadastrados no sistema.

  • Consulta, Impressão e Download: Nesse modelo, informe os e-mails dos usuários permitidos para cada ação, separados por ponto e vírgula. Os e-mails inseridos nesse campo deverão estar cadastrados no sistema.

  • Campo personalizado 1: Caso você possua algum campo personalizado cadastro no módulo DOC, você pode renomear a coluna “Campo personalizado 1” para o nome do campo personalizado. Por exemplo, caso você tenha um campo personalizado chamado “Sub processo”, altere o nome "campo personalizado 1" e deixe “Sub processo”.

    Para os campos personalizados do tipo "Texto - Linha única" ou "Texto - Multiplas linhas", basta descreever o texto desejado, como por exemplo, "Documento faz parte do sub processo vendas".

    Já para os campos personalizados do tipo "Lista de seleção" ou "Lista de seleção multipla", basta inserir no campo a opção da lista e caso seja seleção multipla, separe as opções por ;. Tanto o campo personalizável quanto as opções devem já estar cadastradas no sistema.

    Caso não possua campos personalizados, apenas deixe esse campo em branco