ÍNDICE


Introducción

En este artículo aprenderá a completar la planilla de importación de documentos externos para el módulo DOC. El proceso de importación es una forma práctica de incluir varias informaciones en el sistema de una sola vez, evitando registros manuales y ahorrando tiempo.


Para que la importación se realice correctamente y de forma ágil, es necesario completar la planilla de acuerdo con el modelo proporcionado; a continuación encontrará todas las instrucciones necesarias para realizar este llenado.


Si desea aprender sobre cómo completar la planilla de documentos internos, puede acceder al artículo ¿Cómo completar la planilla de importación de documentos internos?


Detalle de los campos y cómo completarlos

A continuación se listan todos los campos de la planilla con instrucciones sobre cómo completarlos. Los campos con * son obligatorios:


  • Título*: El campo de título se refiere al nombre que tendrá el documento en el sistema, como por ejemplo “Certificados de Calidad”, y su llenado es obligatorio. Existe un límite de 150 caracteres para los títulos de los documentos, incluyendo espacios y símbolos, por lo tanto es importante no superar este límite.


  • Unidad: Este campo no es obligatorio y se refiere a las unidades a las que pertenece el documento. Es posible ingresar más de una unidad por documento, pero es necesario separarlas con punto y coma, por ejemplo: Matriz;Sucursal BH. Las unidades deben estar previamente registradas en el sistema.


  • Proceso: Este campo tampoco es obligatorio y puede completarse con el proceso al que pertenece el documento, por ejemplo “Calidad”. Todos los procesos ingresados en la planilla deben estar registrados en el sistema.


  • Correo electrónico del responsable*: Este es un campo obligatorio donde debe informarse el correo del usuario responsable del documento. Solo se permite un usuario por documento y el correo debe estar registrado en el sistema.


  • Vigencia: Si su documento tiene una fecha de vigencia, puede completar este campo indicando la fecha abreviada, por ejemplo: “04/10/2026”. No es obligatorio y, si el documento no tiene vigencia, puede dejarse en blanco.


  • Número de días para aviso previo de vigencia: Si su documento tiene fecha de vigencia, puede configurar con cuántos días de anticipación el sistema enviará un correo de aviso al responsable y generará una tarea pendiente para revisar el documento. Solo debe ingresar el número de días deseado.


Por ejemplo, si el documento tiene vigencia “22/11/2026” y configura un aviso con 30 días de anticipación, el responsable recibirá el correo el día 22/10/2026 y se generará una tarea pendiente de revisión.


  • Distribución*: (Física = 'F' o Electrónica = 'E'): Campo obligatorio que indica el tipo de distribución del documento. Complete con “F” si es Física o “E” si es Electrónica.


  • Ubicación*: Este campo se refiere a la ubicación del documento y debe completarse en texto, por ejemplo “Sala de Control”. Es obligatorio.


  • Observaciones: Campo opcional para agregar observaciones del documento. Si no desea incluirlas, puede dejarlo en blanco.


  • Archivo(s): Campo opcional. Si desea adjuntar uno o más archivos, deben separarse con punto y coma. En esta columna debe indicarse el nombre exacto del archivo, incluyendo su extensión, por ejemplo “documento001_rev1.docx”. Cada archivo tiene un límite de 100 caracteres.


  • Lista electrónica: Este campo sirve para indicar qué usuarios deben ser notificados por correo electrónico sobre la publicación del documento. Ingrese los correos separados por punto y coma. Todos deben estar registrados en el sistema. Si no desea enviar notificaciones, deje el campo en blanco.


En el sistema, los documentos externos pueden tener dos tipos de permiso. Solo debe completarse uno:


  • Permiso de acceso o
  • Consulta, Impresión y Descarga.


  • Permiso de acceso: Campo opcional que define qué usuarios tendrán acceso al documento. Para restringirlo, ingrese los correos separados por punto y coma. Deben estar registrados en el sistema.


  • Consulta, Impresión y Descarga: En este modelo, informe los correos de los usuarios permitidos para cada acción, separados por punto y coma. Todos deben estar registrados en el sistema.


  • Campo personalizado 1: Si tiene algún campo personalizado registrado en el módulo DOC, puede renombrar la columna “Campo personalizado 1” con el nombre correspondiente. Por ejemplo, si tiene un campo llamado “Subproceso”, cambie el nombre de la columna a “Subproceso”.


Para campos personalizados del tipo “Texto - Línea única” o “Texto - Múltiples líneas”, simplemente escriba el texto deseado, por ejemplo: “El documento forma parte del subproceso ventas”.


Para campos del tipo “Lista de selección” o “Lista de selección múltiple”, ingrese la opción correspondiente; si es múltiple, separe las opciones con punto y coma. Tanto el campo como las opciones deben estar registrados en el sistema.


Si no tiene campos personalizados, deje este campo en blanco.