ÍNDICE

Introdução

Nesse artigo você irá aprender a realizar o preenchimento da planilha de importações de documentos internos para o módulo DOC. O processo de importação é uma forma prática de incluir várias informações no sistema de uma só vez, evitando cadastros manuais e economizando tempo. 


Para que a importação seja realizada corretamente e de forma ágil, é necessário preencher a planilha de acordo com o modelo disponibilizado, abaixo você encontrará todas as instruções necessárias para realizar esse preeenchimento.

Vídeo explicativo

O vídeo a seguir explica em detalhes como preencher cada campo da planilha de importação dos documentos internos:



Caso não consiga acessar o vídeo acima, você poderá acessa-lo atráves desse link Preenchendo a planilha de importação - Documentos Internos.


Detalhe dos campos e como preenche-los

Abaixo estão listados todos os campos da planilha com as instruções de como realizar o preenchimento. Os campos com * são os campos cujo o preenchimento é obrigatório:


  • Categoria do documento*: Esse campo se refere ao nome da categoria da qual o documento faz
    parte, como por exemplo: “Manual da Qualidade”. Todas as categorias já devem estar cadastradas previamente no sistema

  • Sigla da Categoria*: Esse campo se refere a sigla da categoria da qual o documento faz parte, como por exemplo “MQ”. A sigla da categoria que será inserida na planilha já deve estar cadastrada no sistema de acordo com o cadastro da categoria

  • Processo*: Nesse campo, você irá precisar preencher o processo do qual o documento faz parte, como por exemplo "Qualidade". Todos os processos preenchidos na planilha precisam estar cadastrados no sistema.

  • Unidade*: Esse campo se refere as unidades as quais os documentos pertencem, como por exemplo “Matriz;Filial SC”. Para inserir mais de uma unidade por documento, é preciso separar as unidades por ponto e vírgula. As unidades também precisam estar cadastradas previamente no sistema.

  • Identificação*: Esse campo se refere ao código do documento. Um documento criado diretamente pelo sistema, possui o código gerado automaticamente, composto pela sigla da categoria + sequência numérica, como por exemplo “MQ0001”. Porém, caso os documentos da sua empresa não possuam um código com essa estrutura, você pode inserir a nomenclatura e sequência numérica desejada.

  • Título*: Esse campo é referente ao nome que o documento terá no sistema, como por exemplo “Manual da Qualidade”. Existe um limite de 100 caracteres para os títulos dos documentos, incluindo espaços e símbolos, portanto, é importante que o título não ultrapasse esse limite.

  • Validade: Esse campo é referente a data de validade do documento, se o documento possuir uma data de validade, você pode preencher esse campo, informando a data abreviada, como por exemplo: “19/11/2030”. Esse não é um campo obrigatório e se o seu documento não possuir validade, você pode deixar esse campo em branco. 

    A validade que será importada será a data específica preenchida na planilha e não uma periodicidade de dias, meses ou anos. Caso você deseje que os seus documentos tenham a validade como periodicidade, será necessário realizar essa alteração diretamente no sistema.

  • Elaborador*: Esse é um campo obrigatório e você deve informar o e-mail do usuário que elaborou o documento. Nesse campo, só é permitido inserir um elaborador por documento e o e-mail que for informado precisa estar cadastro no sistema.

  • Consenso: Esse campo é opcional e você pode preenche-lo caso o seu documento possua a etapa de consenso, basta informar os e-mails dos usuários, separados por ponto e vírgula. Caso o seu documento não possua dessa etapa, você pode deixar esse campo em branco.

  • Aprovador: De maneira similar ao campo de Consenso, o campo de Aprovador é um campo opcional e você pode preenche-lo caso o seu documento possua a etapa de aprovação, basta informar os e-mails dos usuários, separados por ponto e vírgula. Se o documento não tiver essa etapa, você pode deixar esse campo em branco.

  • Revisão*: Esse campo se refere número ao número da revisão que o documento será importado, esse campo deve ser preenchido em formato numérico. É possível importar revisões direferentes do mesmo documento, para isso, você deverá preencher os documentos de revisões diferentes com a mesma categoria, sigla da categoria, identificação, título e com o número de revisão diferentes.

  • Data da revisão*: Esse campo é referente a data em que o documento foi revisado e deve ser preenchido com a data abreviada, como por exemplo “11/06/2023". Tenha atenção à esse campo, pois a data preenchida nele será a data que o seu documento terá como "Publicação" no sistema.

  • Observações: Esse é um campo opcional e serve para que seja inserida as observações da revisão do documento. Se o documento possuir observações, você pode descrevê-la, como por exemplo “Revisão Inicial”. Caso não deseje incluir observações, basta deixar esse campo em branco.

  • Arquivo*: Nesse campo, é necessário preencher o nome do arquivo do seu documento e é permitido inserir apenas um arquivo por documento. Nessa coluna precisa ser descrito o nome exatamente igual ao seu arquivo, incluindo a sua extensão, como por exemplo “Procedimento De Importação.doc”. Esse campo também possui um limite de 100 caracteres, portanto, é importante que o nome do arquivo não ultrapasse esse limite.

  • Anexo: Esse campo é opcional e é referente aos arquivos de anexos do seu documento. Nessa coluna, você pode inserir vários anexos com os nomes exatamente iguais aos arquivos incluindo a extensão e separados por ponto e vírgula.

  • Quem pode consultar: Esse é um campo opcional e é referente ao usuários ou níveis de usuários que terão permissão de consulta ao documento. Basta preencher esse campo com os e-mails ou níveis de usuários, separados por ponto e vírgula. Caso você deseje que todos os usuários tenham permissão de consulta, basta deixar esse campo em branco.

  • Quem pode imprimir:  Esse é um campo opcional e é referente ao usuários ou níveis de usuários que terão permissão de impressão do documento. Basta preencher esse campo com os e-mails ou níveis de usuários, separados por ponto e vírgula. Caso você deseje que todos os usuários tenham permissão de impressão, basta deixar esse campo em branco.

  • Quem pode baixar:  Esse é um campo opcional e é referente ao usuários ou níveis de usuários que terão permissão de download do documento. Basta preencher esse campo com os e-mails ou níveis de usuários, separados por ponto e vírgula. Caso você deseje que todos os usuários tenham permissão para baixar o documento, basta deixar esse campo em branco.

  • Campo personalizado 1: Caso você possua algum campo personalizado cadastro no módulo DOC, você pode renomear a coluna “Campo personalizado 1” para o nome do campo personalizado. Por exemplo, caso você tenha um campo personalizado chamado “Sub processo”, altere o nome "campo personalizado 1" e deixe “Sub processo”. 

    Para os campos personalizados do tipo "Texto - Linha única" ou "Texto - Multiplas linhas", basta descreever o texto desejado, como por exemplo, "Documento faz parte do sub processo vendas".

    Já para os campos personalizados do tipo "Lista de seleção" ou "Lista de seleção multipla", basta inserir no campo a opção da lista e caso seja seleção multipla, separe as opções por ;. Tanto o campo personalizável quanto as opções devem já estar cadastradas no sistema.

    Caso não possua campos personalizados, apenas deixe esse campo em branco.