ÍNDICE

Introducción

En este artículo aprenderás a completar la planilla de importación de documentos internos para el módulo DOC. El proceso de importación es una forma práctica de incluir varias informaciones en el sistema de una sola vez, evitando registros manuales y ahorrando tiempo.


Para que la importación se realice correctamente y de manera ágil, es necesario completar la planilla según el modelo proporcionado. A continuación encontrarás todas las instrucciones necesarias para realizar este llenado.


Detalle de los campos y cómo completarlos


A continuación se listan todos los campos de la planilla con las instrucciones sobre cómo completarlos. Los campos con * son obligatorios:


Categoría del documento*: Este campo se refiere al nombre de la categoría a la que pertenece el documento, por ejemplo: “Manual de Calidad”. Todas las categorías deben estar registradas previamente en el sistema.

Sigla de la categoría*: Este campo se refiere a la sigla de la categoría a la que pertenece el documento, por ejemplo “MQ”. La sigla que se inserte en la planilla debe estar registrada en el sistema de acuerdo con el registro de la categoría.

Proceso*: En este campo deberás completar el proceso al que pertenece el documento, por ejemplo "Calidad". Todos los procesos indicados en la planilla deben estar registrados en el sistema.

Unidad*: Este campo se refiere a las unidades a las que pertenecen los documentos, por ejemplo “Matriz;Sucursal SC”. Para incluir más de una unidad por documento, deben separarse por punto y coma. Las unidades también deben estar registradas previamente en el sistema.

Identificación*: Este campo se refiere al código del documento. Un documento creado directamente en el sistema posee un código generado automáticamente, compuesto por la sigla de la categoría + una secuencia numérica, por ejemplo “MQ0001”. Sin embargo, si los documentos de tu empresa no siguen esta estructura, puedes ingresar la nomenclatura y numeración que desees.

Título*: Este campo corresponde al nombre que tendrá el documento en el sistema, por ejemplo “Manual de Calidad”. Existe un límite de 100 caracteres para los títulos de los documentos, incluidos espacios y símbolos, por lo que es importante no exceder ese límite.

Validez: Este campo se refiere a la fecha de validez del documento. Si el documento tiene una fecha de vencimiento, puedes completarlo indicando la fecha abreviada, por ejemplo: “19/11/2030”. No es obligatorio y, si el documento no tiene validez, puedes dejarlo en blanco.

La validez importada será la fecha específica ingresada en la planilla, no una periodicidad de días, meses o años. Si deseas que tus documentos tengan una validez periódica, deberás configurar eso directamente en el sistema.

Elaborador*: Campo obligatorio donde se debe informar el correo electrónico del usuario que elaboró el documento. Solo se permite un elaborador por documento, y el correo informado debe estar registrado en el sistema.

Consenso: Campo opcional. Puedes completarlo si el documento tiene una etapa de consenso, indicando los correos electrónicos de los usuarios, separados por punto y coma. Si no existe esa etapa, déjalo en blanco.

Aprobador: De manera similar al campo de Consenso, este campo es opcional. Puedes completarlo si el documento requiere aprobación, indicando los correos de los usuarios separados por punto y coma. Si no aplica, déjalo en blanco.

Revisión*: Este campo se refiere al número de revisión con el que se importará el documento y debe completarse con un valor numérico. Es posible importar distintas revisiones de un mismo documento; para ello, deberás completar los documentos con la misma categoría, sigla, identificación y título, pero con diferentes números de revisión.

Fecha de la revisión*: Este campo se refiere a la fecha en que el documento fue revisado y debe completarse en formato abreviado, por ejemplo “11/06/2023”. Presta atención, ya que esta será la fecha de “Publicación” del documento en el sistema.

Observaciones: Campo opcional donde pueden incluirse observaciones sobre la revisión del documento. Si el documento tiene observaciones, descríbelas, por ejemplo “Revisión inicial”. Si no, déjalo en blanco.


Archivo*: En este campo debes ingresar el nombre del archivo del documento, permitiéndose solo un archivo por documento. El nombre debe escribirse exactamente igual al archivo, incluyendo su extensión, por ejemplo “Procedimiento de Importación.doc”. Este campo también tiene un límite de 100 caracteres.


Anexo: Campo opcional que se refiere a los archivos adjuntos del documento. Puedes ingresar varios anexos, con los nombres exactamente iguales a los archivos (incluyendo extensión) y separados por punto y coma.


Quién puede consultar: Campo opcional que indica los usuarios o niveles de usuarios que tendrán permiso para consultar el documento. Debes completar con los correos o niveles de usuario, separados por punto y coma. Si todos los usuarios pueden consultarlo, deja el campo en blanco.


Quién puede imprimir: Campo opcional que indica los usuarios o niveles de usuarios que tendrán permiso para imprimir el documento. Completa con los correos o niveles de usuario, separados por punto y coma. Si todos los usuarios pueden imprimirlo, deja el campo en blanco.


Quién puede descargar:Campo opcional que indica los usuarios o niveles de usuarios que tendrán permiso para descargar el documento. Completa con los correos o niveles de usuario, separados por punto y coma. Si todos los usuarios pueden descargarlo, deja el campo en blanco.


Campo personalizado 1: Si tienes algún campo personalizado registrado en el módulo DOC, puedes renombrar la columna “Campo personalizado 1” con el nombre del campo. Por ejemplo, si tienes un campo personalizado llamado “Subproceso”, cambia el nombre a “Subproceso”.

Para los campos personalizados del tipo “Texto - Línea única” o “Texto - Múltiples líneas”, escribe el texto deseado, por ejemplo: “El documento forma parte del subproceso de ventas”.

Para los campos personalizados del tipo “Lista de selección” o “Lista de selección múltiple”, ingresa la opción de la lista y, si es múltiple, separa las opciones con punto y coma. Tanto el campo personalizado como las opciones deben estar registrados previamente en el sistema.

Si no tienes campos personalizados, simplemente deja este campo en blanco.