Objetivo
Cuando el documento se actualiza y tiene habilitada la configuración "Notificar al usuario cuando haya actualización de copia controlada" en el registro del documento, y hay copias distribuidas, es necesario que estas copias obsoletas se actualicen conforme a la nueva revisión.
Prerrequisitos
- La configuración "Notificar al usuario cuando haya actualización de copia controlada" debe estar habilitada en el registro del documento.
- El documento debe tener copias físicas distribuidas anteriormente.
- El usuario debe ser el responsable de la impresión de las copias anteriores.
Paso a paso
Para actualizar las copias controladas, siga los pasos a continuación:
- El sistema generará un pendiente para quien imprimió las copias anteriores para que las mismas sean actualizadas; en cuanto el documento sea publicado, el responsable de la impresión recibirá un aviso en el correo electrónico referente al pendiente en el sistema.
- Al acceder al sistema, el pendiente podrá localizarse en la pantalla de Tareas, pestaña Solicitud. Por defecto, el plazo para actualizar las copias es de 7 días, después de la publicación del documento.
- Al hacer clic en el pendiente, el sistema abrirá la pantalla de actualización de la copia, donde se definirá el responsable de la copia y la cantidad a imprimir.
- Para finalizar, basta con hacer clic en Actualizar para que el sistema genere el archivo a imprimir. En caso de que la copia ya no sea necesaria, basta con hacer clic en Descartar, y el sistema omitirá la actualización de la copia impresa en el lugar.
Informaciones adicionales
El módulo Documentos no almacena el archivo de las copias impresas.