Cuando se actualiza el documento, si está habilitada la configuración "Notificar al usuario cuando haya actualización de copia controlada" en el registro del documento, y existen copias distribuidas en los lugares, es necesario que dichas copias obsoletas sean actualizadas conforme a la nueva revisión.
De esta forma, el módulo Documentos tiene la funcionalidad de recordar a quien imprimió las copias o al responsable del lugar de distribución, que es necesario desechar las copias obsoletas e imprimir nuevas.
OBS: El control de copias del módulo Documentos permite controlar las copias que están presentes en el área física, por eso, siempre que se genere una nueva copia controlada, es necesario eliminar las copias obsoletas de la revisión anterior, para que los colaboradores de su empresa utilicen siempre la revisión más reciente del documento. El módulo Documentos no almacena historial de las copias.
Pues bien, en la pantalla de detalles del documento es posible saber cuántas copias se realizaron, a qué lugar fueron impresas, a quién se entregaron y quién realizó la impresión, tal como se ilustra en la imagen abajo.
Como comenté anteriormente, el sistema generará una tarea pendiente para quien imprimió las copias anteriores para que las mismas sean actualizadas y las actividades de la empresa se realicen conforme a las nuevas definiciones. De esta forma, en cuanto el documento sea publicado, el responsable por la impresión recibirá un aviso por correo electrónico con respecto a la tarea pendiente en el sistema.
Al acceder al sistema, la tarea pendiente podrá localizarse en la pantalla de Tareas, pestaña Solicitud, como se ilustra en la imagen abajo. El sistema mostrará el estado de la tarea, el nombre del documento, responsable, unidad organizacional, proceso y también el plazo de la tarea. Por defecto, son 7 días después de la publicación del documento.
Al hacer clic en la tarea, el sistema abrirá la pantalla que se muestra a continuación, en la cual el usuario debe seleccionar para quién quedará la copia y la cantidad a imprimir. Para finalizar, basta con hacer clic en Actualizar y el sistema generará el archivo para ser impreso. En caso de que la copia ya no sea necesaria, simplemente haga clic en Descartar, y el sistema dispensará la actualización de la copia impresa en el punto.