Objetivo


A consulta de documentos permite localizar rapidamente documentos cadastrados no sistema, utilizando filtros e recursos de busca para refinar os resultados conforme a necessidade.


Pré-requisitos

  • Possuir acesso ao módulo de Gestão de Documentos.


Passo a passo



1. Acesse o menu Consulta > Documentos internos e depois clique no ícone Filtro para localizar documentos específicos.



2. Preencha os critérios desejados para a pesquisa. Os filtros disponíveis são:


  • Código: pesquisa pelo código do documento.
  • Documento: pesquisa pelo título do documento.
  • Categoria: pesquisa documentos de uma ou mais categorias.
  • Unidades Organizacionais: pesquisa documentos de uma ou mais unidades.
  • Processo: pesquisa documentos vinculados a um ou mais processos.
  • Status: permite consultar documentos Publicados, Não Publicados ou Inativos.
  • Etapa: permite consultar documentos nas etapas de Elaboração, Consenso ou Aprovação (será exibido apenas quando o Status estiver definido como Não Publicados).
  • Período de publicação: permite filtrar documentos pela data de publicação.





3. As opções definidas nos filtros serão exibidas no cabeçalho da consulta. Para remover um filtro aplicado, clique no ícone X ao lado do respectivo filtro.



4. É possível personalizar a consulta de documentos, incluindo ou removendo colunas da visualização. Para isso,
clique no ícone localizado no canto superior direito da tela e selecione a opção Colunas.



5. Selecione os campos que deseja visualizar na consulta e clique no botão Gravar.



Para sair da tela selecione a opção Cancelar ou X localizado no canto direito da sua tela.



Informações Adicionais

Outras ações que você pode fazer nesta tela:

  • Exportar dados: É possível exportar as informações dos documentos consultados. Para mais detalhes sobre como exportar, clique aqui.

  • Favoritar documentos: Clique no ícone de estrela para marcar um documento como favorito. Em seguida, ative a opção Exibir somente os favoritos para filtrar e visualizar apenas os itens marcados.


  • Gerar resumo: Para consultar rapidamente as principais informações de um documento sem precisar abri-lo por completo, clique em Gerar resumo. O sistema exibirá uma janela com os dados unificados do documento.


 

  • Controle de leitura obrigatória: Clique em Controle de leitura obrigatória para consultar quais documentos possuem essa configuração ativa. Para saber mais sobre essa funcionalidade, clique aqui.