A ferramenta de consulta do módulo de Gestão de Documentos permite visualizar os documentos de maneira mais rápida, e é possível refinar a busca utilizando os filtros de pesquisa. Para consultar e filtrar os documentos siga os passos abaixo:
Acesse o menu Consulta:
Em seguida, serão exibidos todos os documentos cadastrados no seu sistema. Aqui existem duas opções de consulta.
Você pode utilizar a funcionalidade “Buscar documentos”, que permite que o sistema interprete o significado da pesquisa e não apenas identifique palavras exatas. Dessa forma, mesmo que o documento não contenha as palavras digitadas literalmente, o sistema retornará resultados relacionados ao significado da pesquisa.
Ou utilize a opção “Filtro” para consultar documentos específicos e refinar sua busca. Para isso, selecione o campo Filtro:
O Campo Filtro possui as opções de busca abaixo:
O campo Código permite pesquisar pelo código do documento.
O campo Documento permite pesquisar por partes do título do documento.
No campo Unidade Organizacional é possível buscar pelos documentos de uma unidade específica ou mais unidades.
O campo Categoria possibilita pesquisar os documentos de uma categoria específica ou mais, conforme desejar.
O campo Processo pode buscar pelos documentos de um ou mais processos.
No campo Status pode pesquisar pelos documentos Publicados, Não publicados, ou pelos Inativos.
O campo Etapa permite consultar pelas etapas em que os documentos não publicados se encontram, podendo ser pela etapa de Elaboração, Consenso e Aprovação. Para isso selecione no campo Status a opção Não publicados assim o campo etapa será disponibilizado para seleção.
No campo Período de publicação poderá pesquisar os documentos a partir da data da publicação dos documentos.
Após escolher quais campos deseja consultar os documentos, basta clicar no botão Aplicar que o sistema vai exibir os documentos relacionados aos filtros definidos:
As opções definidas nos filtros serão exibidas no cabeçalho da consulta de documentos, como mostra a imagem abaixo:
É possível personalizar a consulta de documentos, incluindo ou excluindo itens da visualização. Para isso, clique sobre o botão com três pontos localizado no canto direito da sua tela e selecione a opção Colunas:
Em seguida selecione os campos que deseja visualizar na consulta e selecione a opção Gravar:
Para sair da tela selecione a opção Cancelar ou X localizado no canto direito da sua tela.
Nesta tela também é possível Exportar as informações dos documentos, para mais detalhes clique aqui.