A consulta de documentos é a ferramenta de busca do DOC, que permite a rápida localização e acesso aos documentos de gestão da qualidade da organização. A consulta de documentos possui tela própria e personalizada para a busca de: Documentos Internos, Documentos Externos e Registros, possuindo campos específicos para cada tipo de documento, proporcionando assim, que o usuário refine a consulta e filtre os resultados da melhor maneira possível.



Para consultar documentos externos, siga os passos abaixo:

  1. A partir do menu Consultas, clique na opção Documentos Externos:
  2. O sistemá será direcionado para a tela de consulta e nesta você poderá utilizar um ou mais filtros. Para otimizar ainda mais a busca tente utilizar todos os campos disponíveis: 
    1. Título: campo que permite buscar pelo nome do documento externo.
    2. Unidade: selecione a unidade da empresa que deseja buscar pelos registros cadastrados.
    3. Processo: selecione a área/setor que deseja consultar os registros.
    4. Responsável: busca pelo responsável do documento. 
    5. Validade: permite buscar pelos documentos que possuem validade
    6. Ativo: permite a busca pelos documentos externos que estão ativos no sistema.
    7. Inativos: permite a busca pelos documentos externos que estão inativos no sistema.
    8. Filtrar: após selecionar todos os campos do filtro, clique em filtrar para que o sistema traga o resultado esperado.   
  3. O sistema exibirá o resultado da consulta com base nos filtros aplicados.
  4. Na tela de consulta é possível ordenar o resultado. Ao clicar sobre o cabeçalho da consulta o sistema irá ordenar de forma crescente ou decrescente os resultados exibidos na tela. Por exemplo: Se clicar sobre a coluna Processo, o sistema irá ordenar a consulta com base no nome do processo, se clicar sobre esta mesma coluna novamente, o sistema irá reordenar.
    Esta forma de ordenação poderá ser realizada clicando em qualquer um dos títulos exibidos no cabeçalho da consulta. No exemplo abaixo, a ordenação foi feita em ordem decrescente e pela validade do documento.
  5. É possível também, personalizar o relatório, incluindo ou excluindo itens de visualização.
    1. Passe o mouse no final da última coluna, para aparecer as reticências.
    2. Clique nas reticências (…) e selecione os campos que deseja visualizar no relatório.
    3. Para voltar a tela de consulta clique fora da caixa Exibir mais colunas, ou clique no X.
  6. Na lista de documentos encontrados, clique sobre o documento de interesse para visualizar a tela de Detalhes de documento.

Para limpar a consulta feita, basta apertar a tecla F5 do seu teclado, limpar os campos que foram utilizados na consulta clicando no botão Limpar, ou clicar em Consulta -> Documentos Externos.