La consulta de documentos es una herramienta de búsqueda de DOC, que permite localizar e ingresar rápidamente a los documentos de gestión de calidad de la organización. La pantalla de consulta de documentos está separada y personalizada para la búsqueda de: Documentos Internos, Documentos Externos y Registros, en cada uno se especifican los campos para filtrar cada tipo de documento. 


Para consultar documentos externos, siga los pasos a continuación:

  1. A partir del menú Consulta,  hacer clic en la opción Documentos externos 
  2. Aparece la ventana de consulta, donde puede utilizar los filtros para su búsqueda. Para optimizar su búsqueda puede utilizar todos los campos disponibles: 
    1. Título: campo que permite buscar por el nombre del documento externo.
    2. Unidad: seleccione la unidad de la empresa a la que pertenece el documento externo.
    3. Proceso: seleccione el proceso o sector al que pertenece el documento externo.
    4. Responsable: permite buscar por el responsable del documento. 
    5. Validez: permite buscar por los documentos que poseen validez
    6. Activo: permite buscar por los documentos externos que están activos en el sistema.
    7. Desactivados: permite buscar por los documentos externos que están desactivados en el sistema.
    8. Filtrar: Después de seleccionar los filtros deseados, hacer clic en filtrar para que el sistema muestre el  resultado esperado.   
  3. Aparece el resultado de la consulta con base en los filtros aplicados. 
  4. En la ventana de consulta puede ordenar los resultados, haciendo clic en el encabezado para ordenar de forma creciente o decreciente. Por ejemplo: si hace clic sobre la columna Proceso, la consulta es ordenada de forma creciente con base en el nombre de proceso, si hace clic sobre esta misma columna nuevamente, los resultados serán re-ordenados.
    Puede utilizar cualquiera de las columnas para ordenar sus resultados. En el siguiente ejemplo se ordenaron los resultados de forma decreciente por la validez del documento. 
  5. Puede personalizar la lista de documentos, incluyendo o excluyendo los ítem de visualización de las columnas.
    1. Pase el mouse al final de las columnas donde aparecerán los puntos suspensivos: 
    2. Hacer clic en los puntos suspensivos (…) y seleccionar las columnas que desea visualizar en la búsqueda.  
    3. Para regresar a la ventana de consulta hacer clic fuera de la caja "Mostrar más columnas...", o en la X.
  6. En la lista de documentos encontrados hacer clic sobre el documento de interés para visualizar los detalles. 

Para limpiar la consulta realizada, puede utilizar la tecla F5 de su teclado, hacer clic en el botón Limpiar o hacer clic en la pestaña Consulta -> Documentos Externos.