Antes de iniciar a utilização do TOOLS e cadastrar ocorrências, é preciso configurar o módulo e também definir o fluxo operacional do sistema, ou seja, a forma que o mesmo funcionará.
Para configurar a forma que o sistema irá funcionar, siga os passos abaixo:
- Acesse a tela de configurações, clicando no ícone de engrenagem localizado no canto superior direito da sua tela
- No menu à esquerda da tela, clique na opção TOOLS.
- A tela de configuração será aberta
Configurações gerais
Nas configurações gerais serão configuradas as opções de etapa de validação, validador padrão e quantidade de dias entre as etapas e também definir se será habilitado o fluxo de validação do plano de disposição inicial.
- Validar plano: escolha entre habilitar ou não a etapa de validação do plano de ação. Caso não opte pela etapa, após finalizar a elaboração do plano de ação a pendência será direcionada para a etapa de implementação das ações
- Validador padrão: selecione um usuário que será o validador padrão dos planos de ações. Mesmo selecionando um usuário padrão, será possível escolher outro validador na etapa de definição dos responsáveis
- Acréscimo de dias entre as etapas: configure a quantidade de dias que cada etapa terá de prazo após a finalização da etapa anterior
- Validar ações iniciais: quando o responsável pela disposição inicial for diferente do aprovador da ocorrência, ao elaborar o plano de ações iniciais este plano irá para o aprovador da ocorrência aprovar este plano e após isso que será executado as ações.
Nota: A opção validar ações iniciais só estará disponível para ser selecionada enquanto não houver registros cadastrados no sistema, porém nossa equipe de suporte poderá lhe ajudar nessa questão, basta entrar em contato.
Configurando Ishikawa
Nas configurações do Ishikawa serão configuradas as causas possíveis para um efeito ou problema.
Na opção Ishikawa preencha os campos de causa para definir as possíveis causas. Por padrão o sistema já preenche com os valores: Método, Máquina, Medida, Meio Ambiente, Mão de obra e Material.
Leia mais sobre Ishikawa nos seguintes artigos: Diagrama de Espinha de Peixe, ou Ishikawa e Diagrama de Ishikawa
Encaminhar novas ocorrências para
A ultima parte da tela de configurações exibe os três fluxos que estão disponíveis para configuração do módulo.
Nota: após cadastrar ocorrências no sistema não será mais possível selecionar o fluxo do sistema e o fluxo utilizado será o padrão - Disposição inicial antes do RNC, porém nossa equipe de suporte poderá lhe ajudar nessa questão, basta entrar em contato conosco.
Dentre os três fluxos disponíveis, escolha um para definir a maneira que o sistema irá operar. Abaixo tem um resumo de como funcionada cada fluxo e um link para os artigos detalhando cada um deles.
- Um revisor, que decidirá o que deve ser feito/Revisar ocorrência antes da disposição inicial: após o cadastro da ocorrência o aprovador da mesma irá revisar os dados antes de encaminhar a pendência para disposição inicial e posteriormente aprovação do RNC.
- Ações de disposição iniciais primeiro e depois para a revisão e abertura de RNC/Disposição inicial antes da abertura do RNC: após o cadastro da ocorrência, a pendência será encaminhada para a realização das disposições e após a finalização do plano que a pendência de abertura do RNC será direcionada para o aprovador.
- Ações de disposição iniciais e abertura de RNC simultaneamente/Disposição inicial e abertura de RNC em paralelo: após o registro da ocorrência ser feita, a pendência de disposição inicial e de aprovação da ocorrência serão direcionada para os responsáveis de forma simultânea, ou seja, com esse fluxo não é preciso esperar a finalização do plano de disposições para iniciar o estudo de causa raiz e plano de ação.
Ao escolher definir todas as configurações, clique no botão Gravar e inicie o cadastro das ocorrências da sua empresa.