No DOC, a funcionalidade registro é o lugar ideal para guardar informações provenientes de reuniões, encontros, treinamentos entre outros. Para saber diferenciar registros de outros tipos de documentos recomendamos a leitura do artigo no Blog Qualyteam, para enriquecer o seu conhecimento. 


Para realizar o cadastro de um registro, siga os passos abaixo:

  1. Na barra superior do DOC, clique em +Novo.
  2. Selecione a opção Registro
  3. Na tela Controle de Registros selecione o Título do tipo de registro (ex. Ata de reunião, lista de presenças, reclamação de clientes)
  4. Defina Unidade e Processo correspondente ao documento que está sendo cadastrado
  5. Selecione o nome de um Responsável pelo registro que está sendo cadastrado.
  6. Na guia Controle preencha os campos: Armazenamento, Proteção, Recuperação, Retenção e Disposição. Por padrão o sistema traz esses campos preenchidos como uma sugestão, porém você pode preencher os mesmos conforme a peculiaridade do documento e baseado nos critérios definidos pela sua empresa.
    • Armazenamento: é o local onde o registro é armazenado, por exemplo, no setor do Suporte técnico, no DOC, na sala da Qualidade
    • Proteção: são condições para manter a integridade e as funções do registro (em armário, arquivo eletrônico, caixa arquivo)
    • Recuperação:  discrimina-se como o registro é organizado para permitir um acesso rápido, por exemplo, por data, ordem alfabética, ordem numérica.
    • Retenção: é o informativo de quanto tempo a informação ficará disponível, por exemplo, um ano, por tempo indeterminado. 
    • Disposição: discrimina o que fazer com o registro após o término do período de retenção, por exemplo, incineração, lixo, usar o fragmentador de papel, entre outros.
  7. Permissão de acesso: caso queira definir quem terá permissão para acessar o documento, basta definir quais usuários ou níveis de usuários poderão ter acesso, por padrão do sistema traz o campo preenchido com: Todos. 
    • Atenção: O sistema permite que o usuário somente abra e edite registros no qual ele tem permissão. Se ele não estiver listado no campo Permissão Acesso o registro será exibido na consulta, porém ele será restrito para visualização e edição, isso se aplica também para quem cadastrou o registro e para quem é o responsável por ele. 
      Quase finalizando o cadastro do controle de registro, temos a opção de adicionar algumas informações extras na parte Outras opções:

  8. Modelo: É o modelo de um documento interno em branco que ao impresso e preenchido torna-se o registro de uma determinada ação, por exemplo, o modelo de uma lista de presença que sempre é utilizada em reuniões.
  9. Associar documentos: É uma opção que ao ser preenchido permite o usuário associar um ou mais documentos internos ao registro que está sendo cadastrado. Associar documentos significa que o documento que foi associado influencia o registro criado
  10. Observação: É o campo onde pode ser adicionadas informações pertinentes ao registro que está sendo cadastrado.
  11. Avisar outras pessoas por e-mail: selecione quem e quais níveis de usuário receberão a notificação quando o registro for editado.
  12. Se o armazenado ou backup for escolhido DOC (opções preenchidas na etapa 6), ao final da tela é possível adicionar o anexo do registro, para isso basta clicar no botão + Novo Registro. Insira o arquivo referente ao registro e clique em Gravar para salvar o cadastro do sistema. Ainda é possível alterar o nome do arquivo e a data que o evento aconteceu, conforme descrição abaixo:
    • No campo Título coloque o nome pertinente ao arquivo que está sendo inserido no sistema, por padrão o sistema coloca o nome do arquivo no campo, não sendo obrigatória a troca do nome.
    • No campo Data insira a data em que o evento aconteceu. 
  13. Mas se o armazenamento ou backup for escolhido em outro local que não é o DOC, a tela acima não será exibida e o cadastro do registro pode ser finalizado, clicando na opção Gravar.
  14. Caso queira cancelar o cadastro do documento clique em Fechar. Atenção: Todas as informações serão perdidas


Ao finalizar o cadastro do registro, caso algum usuário tenha sido selecionado na lista eletrônica (passo 11), o sistema irá emitir um aviso para os usuários da lista. 



Obs.: após o cadastro da primeira categoria de Registros no sistema, ao clicar em "Novo" --> "Registro", a tela a seguir irá aparecer, onde é possível anexar documentos nas categorias existentes ou criar uma nova categoria ao clicar em " + Novo" conforme a imagem abaixo:


Confira abaixo o vídeo mostrando os passos para cadastrar uma categoria de registro