En DOC la funcionalidad de registro permite guardar información proveniente de reuniones, encuentros o entrenamientos que ya se realizaron, formularios diligenciados entre otros. Los registros son evidencias de que un hecho aconteció o también pueden ser instancias de documentos, para mayor información de las diferencias entre documentos y registros, recomendamos la lectura del artículo en nuestro Blog.
A continuación se especifica el procedimiento para matricular un registro:
- En la pestaña Nuevo seleccionar la opción Registro:
- Aparece la ventana de control de registros donde puede elegir uno de los tipos de registros ya matriculados o crear uno Nuevo.
- Al dar clic en Nuevo debe diligenciar los siguientes campos: Título de tipo de registro por ejemplo Acta de Reunión, Lista de presencia, Formulario de reclamación de cliente etc., Unidad y Proceso a los que pertenece el tipo de registro y el Responsable.
- En la sección de Control puede diligenciar los siguientes campos, por defecto el sistema ya trae los campos completados como sugerencia, sin embargo puede llenarlos de acuerdo a los criterios de su empresa :
- Almacenamiento: Lugar donde el registro es almacenado, por ejemplo en el sector de soporte técnico, en DOC, o en un archivador físico, o como archivo electrónico.
- Protección: Lugar donde el registro va a tener una copia.
- Recuperación: La manera en que el registro es guardado para permitir un acceso rápido, por ejemplo por fecha, orden alfabético, numérico etc.
- Retención: Informa cuanto tiempo la información va a estar disponible, por ejemplo un año o por tiempo indeterminado.
- Disposición: establece que se debe hacer con un registro después de que termina el periodo de retención, por ejemplo incinerar, usar triturador de papel, etc.
- Permiso de Acceso: define quien tendrá acceso al documento, puede ser por usuario o por niveles de usuario, por defecto está establecido para Todos.
Nota importante: El sistema permite que el usuario solamente abra y edite registros en los cuales él tiene permisos. Si no se encuentra listado en el campo de permisos de acceso, el registro es mostrado en la consulta sin embargo no tendrá visualización, ni podrá editarlo, aplica de la misma forma para quién lo registró y quién está asignado como responsable.
- En la sección de Otras opciones puede especificar informaciones como:
- Modelo: modelo de documento interno en blanco, que al ser impreso o diligenciado se torna registro de una determinada acción, por ejemplo un modelo de una lista de presencia que siempre es utilizada en reuniones.
- Asociar documentos: Si esta opción es activada permite al usuario asociar uno o más documentos internos al registro que está siendo matriculado. Esta asociación significa que el documento asociado tiene influencia en el registro creado.
- Observación: en este campo puede adicionar informaciones pertinentes al registro que está siendo matriculado.
- Avisar otras personas por correo electrónico: Seleccione a quién o qué niveles de usuarios recibirán notificación, cuando un registro sea matriculado o editado.
- Si el almacenamiento o backup escogidos son en DOC (opciones configuradas en la etapa 4), entonces al final de la ventana es posible adicionar el anexo del registro en la opción Introducir registro y anexando el archivo. Puede agregar mas archivos haciendo clic en Nuevo registro. También es posible editar el título del registro (Por defecto el sistema deja el título del archivo) y la fecha que aconteció el evento.
- Después debe hacer clic en Guardar para guardar la matricula del registro.
- Si el almacenamiento o backup fue escogido en otro lugar que no es DOC, la parte de ingresar archivo no va a ser mostrada y el registro puede ser finalizado, haciendo clic en Guardar.
- Si se desea cancelar el registro del documento clique en Cerrar. Atención: Todas las informaciones se perderán.
Al finalizar la matrícula del registro, si algún usuario ha sido seleccionado para ser notificado (paso 5), el sistema emitirá el siguiente e-mail:
Vea el vídeo con el paso a paso: