Um plano de ação nada mais é que um conjunto de atividades organizadas e designadas a seus respectivos responsáveis, de forma que a execução seja feita de maneira controlada e sistêmica.


O plano de ação do TOOLS corresponde à etapa onde é realizada a construção do plano, através da ferramenta 5w2h. A ferramenta representa uma metodologia formada por sete (5+2) perguntas essenciais que devem ser respondidas. 


5W

  • What? (O que será feito?) - Quais etapas devem ser percorridas para a ação;
  • Why? (Por que será feito?) - O que justifica esta ação;
  • Where? (Onde será feito?) - Em que local, em quais departamentos, etc;
  • When? (Quando será feito?) - Qual o cronograma, qual o período em que a ação será aplicada e quando deve ser finalizada/entregue;
  • Who (Por quem será feito?) - Quem será o responsável pela ação.


2H

  • How? (Como será feito?) - Quais técnicas, quais ferramentas etc. serão utilizadas para que esta ação seja feita
  • How much? (Quanto vai custar?) - Quais custos estão envolvidos na tomada desta ação.



Para elaborar o plano de ação, localize a pendência na sua tela de inicio. Se for uma oportunidade de melhoria a pendência será identificada como Criar plano de ação, se for um desvio ou potencial desvio a pendência será localizada como Identificar causa-raiz e criar um plano de ação.

  1. Ao abrir a tela da pendência o sistema irá exibir algumas informações: 
    1. No topo da página o sistema exibe as informações que geraram a abertura da não conformidade. Clicando em detalhes, será possível visualizar de uma forma mais detalhada todos os dados, incluindo as informações das disposições iniciais.
    2. No canto direito o sistema exibe o ano, código e revisão da não conformidade em questão.
    3. Mais abaixo, se o registro for referente à um problema real ou potencial o sistema exibirá a(s) causa(s) raiz(s) identificada(s), porém se o registro de tratar de uma oportunidade de melhoria essa opção não existirá.
    4. Campos que o sistema exibe para a criação do plano de ação.
  2. Para resolver a causa raiz identificada na etapa anterior ou simplesmente cadastrar um plano de ação para melhorar algum processo, na parte de Cadastro de ações descreva os dados em cada campo correspondente. Elabore o plano de ação preenchendo os campos obrigatórios que são exibidos na tela, sendo esses identificados por um asterisco. Abaixo há um exemplo de como preencher os campos.

    Causa raiz: Há somente um colaborador capacitado para realizar a manutenção dos maquinários da empresa
    1. O que fazer? *: Analisar a quantidade de colaboradores que precisa ter para o setor de manutenção;
    2. Porque fazer?: Para saber exatamente quantas pessoas precisam para manter o cronograma de manutenção dos equipamentos em dia, assim saberemos se precisa contratar mais ou menos pessoas;
    3. Como fazer?: Conversar com o colaborador Pedro e analisar os dados para saber quantas pessoas precisam na área;
    4. Onde fazer?: no setor de manutenção;
    5. Quem vai fazer? *: João
    6. Até quando? *: 08/11/2019;
    7. Quanto?: n/a
    8. Causas relacionadas *: Selecionar qual causa raiz será tratada com esta ação;
    9. Salvar: botão que salva a ação recém cadastrada no sistema

      Importante: Se as ações que estiverem sendo cadastradas são para tratar um problema, você deve cadastrar ações para tratar todas as causas raízes identificadas, caso contrario o sistema não deixará prosseguir para a próxima etapa. 
  3. Para cadastrar mais ações para este plano de ação, basta repetir o processo descrito acima.
  4. Conforme as ações são cadastradas o sistema já organiza as mesmas pela ordem de cadastro e exibe as mesmas na tela.
  5. No final da tela o sistema irá exibir 3 botões:
    1. Imprimir: Ao clicar nesse botão, o sistema oferece duas opções de impressão
      1. Plano de ação: irá imprimir o plano com todos os detalhes preenchidos durante a elaboração do mesmo.
      2. Plano de ação resumido: irá imprimir somente o que deve ser feito, quem é o responsável e o prazo para a finalização da ação.
    2. Cancelar: Caso você identifique que esse RNC não precisa ser mais tratado, você pode solicitar o cancelamento do mesmo, basta clicar no botão Cancelar. O sistema irá abrir uma caixa para selecionar o responsável que irá receber a solicitação, descrever o motivo do cancelamento e se necessário anexe um arquivo para complementar o pedido de cancelamento. 
    3. Finalizar etapa: se não é mais necessário cadastrar ações, clique nesse botão que o rnc será encaminhando para a etapa de Validação. 


A partir do momento em que o responsável finalizar a elaboração do plano de ação, o responsável pela validação receberá a pendência na tela de inicio e estará apto para validar ou não o plano desenvolvido nesta etapa.



Saiba mais sobre a ferramenta 5w2h nesse artigo: 5W2Hs: Como fazer um plano de ação