Un plan de acción es un conjunto de actividades organizadas y asignadas a sus respectivos responsables, de tal forma que la ejecución sea realizada de manera controlada y sistemática.


El plan de acción de TOOLS corresponde a la etapa donde se construye un plan, a través de la herramienta 5w2h. Esta herramienta representa una metodología formada por siete (5+2) preguntas esenciales que deben ser respondidas. 


5W

  • What? (¿Qué será realizado?) - Cuáles etapas deben ser recorridas para la acción.
  • Why? (¿Por qué será realizado?) - Qué justifica esta acción.
  • Where? (¿Dónde será realizado?) - En qué lugar, en cuáles departamentos, etc.
  • When? (¿Cuándo será realizado?) - Cuál es el cronograma, cuál es el período en que la acción será aplicada y cuándo debe ser finalizada o entregada.
  • Who (¿Por quién será realizado?) - Quién será el responsable por la acción.


2H

  • How? (¿Cómo será realizado?) - Cuáles técnicas, cuáles herramientas etc. serán utilizadas para que esta acción sea realizada. 
  • How much? (¿Cuánto va a costar?) - Cuáles costos deben ser considerados en la ejecución de esta acción.


Para elaborar el plan de acción, localice el pendiente en su ventana de inicio. Si se trata de una oportunidad de mejoría, el pendiente será identificado como Crear plan de acción, si es un desvío real o potencial el pendiente será localizado como Identificar causa raíz y crear un plan de acción.  

  1. Al abrir el pendiente se mostrará la siguiente información:                                                               
    1. Al inicio de la ventana se muestra el titulo de la no conformidad. Haciendo clic en + detalles, puede visualizar de una forma mas detallada todos los datos, incluyendo la información de las disposiciones iniciales.
    2. En la parte derecha superior puede visualizar el año, código y revisión del registro en cuestión.
    3. Mas abajo, si el registro se refiere a un problema real o potencial el sistema mostrará las causas raíz identificadas, sin embargo si el registro se trata de una oportunidad de mejoría esa información no existirá.
    4. Campos que el sistema muestra para la creación del plan de acción.                                       
  2. Para resolver la causa raíz identificada en la etapa anterior o simplemente registrar un plan de acción para mejorar algún proceso, en la sección Registro de acciones describa los datos en cada campo correspondiente. Elabore el plan de acción completando los campos obligatorios que se muestran en esta ventana, los cuales se identifican co un asterisco rojo. A continuación un ejemplo de como completar los campos.

    Causa raíz: Solamente hay un colaborador capacitado para realizar el mantenimiento de las maquinas de la empresa
    1. ¿Qué hacer? *: Analizar la cantidad de colaboradores que se necesitan en la área de mantenimiento.
    2. ¿Por qué hacer?: Para saber exactamente cuantas personas son necesarias para mantener el cronograma de mantenimiento de los equipamientos al día, así sabremos si se requiere con tratar mas personas.
    3. ¿Cómo hacer?: Conversar con el colaborador Pedro y analizar los datos para saber cuantas personas son requeridas en el área.
    4. ¿Dónde hacer?: En el sector de mantenimiento
    5. ¿Quién va a hacer? *: Javier Suarez.
    6. ¿Hasta cuándo? *: 08/11/2019
    7. ¿Cuánto?: n/a
    8. Causas relacionadas *: Seleccionar cual causa raíz será tratada con esta acción.
    9. Guardar: botón que guarda la acción que se acaba de registrar en el sistema.  
      Importante: Debe registrar acciones para tratar todas las causas raíces identificadas, de lo contrario el sistema no le permitirá proseguir para la próxima etapa.                                                                              
  3. Para registrar mas acciones para este plan de acción, puede repetir el proceso descrito arriba.
  4. Conforme las acciones son registradas, el sistema las va organizando por orden de registro.                        
  5. Al final de la ventana hay 3 botones:
    1. Imprimir: Al hacer clic en este botón, aparecen 2 opciones de impresión  
      1. Plan de acción: Imprime el plan con todos los detalles indicados durante la elaboración del mismo. 
      2. Plan de acción resumido: Imprime solamente las acciones que serán realizadas, el responsable y el plazo para finalizarlas.                                                                               
    2. Cancelar: En caso de que el RNC ya no requiera ser tratado, puede solicitar el cancelamiento del mismo haciendo clic en el botón Cancelar. Se abre una ventana para seleccionar el responsable que va a recibir la solicitud, describir el motivo del cancelamiento y si es necesario anexe un archivo para complementar su solicitud.                      
    3. Finalizar etapa: si no es necesario registrar mas acciones, hacer clic en esta opción y el RNC será enviado para la etapa de Validación. 


A partir del momento en que el responsable finaliza la elaboración del plan de acción, el responsable por la validación recibirá el pendiente en su ventana de inicio y estará apto para validar o no el plan desarrollado en esta etapa.



Conozca mas sobre la herramienta 5w2h en este artículo: 5W2Hs: Como hacer u plan de acción.