O cadastro de ocorrências pode ser realizado por qualquer colaborador que tenha detectado alguma não-conformidade ou oportunidade de melhoria em relação as atividades, processos e estrutura da empresa. E por padrão, as ocorrências poderão ser cadastradas em três tipos: 

  • Real: é um registro de um evento que já ocorreu. Exemplo: A máquina de espremedor de laranja parou de funcionar, atrasando toda a programação da semana.
  • Potencial: é um registro de algum evento que pode ocorrer. Exemplo: A máquina de espremedor de laranja está com dois parafusos faltando, se continuar sem os mesmos, a máquina pode parar.
  • Oportunidade de melhoria: é um registro do que pode ser melhorado nos processos, produtos e etc. Exemplo: Mudar a máquina de espremedor de laranja de local, pois, irá melhorar a passagem dos colaboradores, e evitar futuros acidentes.


Para abrir ao cadastro de ocorrências, siga os passos abaixo:


  1. Clique no botão Nova Ocorrência, localizado na parte superior esquerda da tela.
  2. Na área de Identificação, no campo Tipo selecione o tipo de ocorrência que está sendo cadastrada, Real, Potencial ou Oportunidade de melhoria;
  3. No campo Ocorrência, descreva o titulo do registro que está cadastrando, por exemplo: Falhas no fechamento de embalagens a vácuo;
  4. No campo Descrição, descreva com detalhes o ocorrido. Não sendo um campo obrigatório;
  5. Informe o dia em que a situação foi percebida, clicando sobre o calendário ao lado do campo Data de Ocorrência;
  6.  Selecione a Unidade da empresa na qual o registro está relacionado;
  7. E no próximo campo, selecione o Processo (setor);
  8. No campo Origem, selecione onde a situação foi detectada, por exemplo: em auditoria interna, externa, reunião de análise crítica ou no dia a dia, indicadores.
  9. Em Disposições Iniciais selecione o checkbox para  informar as ações que foram ou que serão realizadas de forma inicial em relação a ocorrência que está sendo cadastrada. Se não for necessário abrir um plano de disposições, pule para o passo 11. Para saber o que é uma disposição inicial, leia este artigo.
  10. Em Supervisão selecione o nome do responsável que irá acompanhar as ações. Na opção Nova ação de disposição, é possível ainda cadastrar as ações para o plano, antes mesmo de encaminhar as ações para o supervisor. 
  11. Na sequência, em Aprovação e RNC selecione o nome da pessoa que será responsável pela análise da ocorrência, optando ou não pela abertura de uma não conformidade, ou seja, se será necessário analisar causa para o problema encontrado ou abertura de um plano de ação, caso seja uma oportunidade de melhoria que está sendo registrada.Se o aprovador da ocorrência que foi selecionado no campo, for a pessoa que está registrando a ocorrência, o sistema abre a decisão de iniciar ou não o RNC na própria tela de cadastro da ocorrência, por meio do campo Abrir RNC agora
  12. Para inserir anexos a esta ocorrência, selecione a caixinha Anexo
    1. Clique em Inserir arquivo para fazer upload de seu computador.
    2. Após inserir o anexo é possível adicionar mais arquivos ao registro, ou fazer a exclusão do que já foi inserido, caso o arquivo esteja errado ou não seja mais necessário.
  13. Para notificar outras pessoas a respeito do cadastro dessa ocorrência que está sendo aberta, selecione a caixinha Avisar outras pessoas por e-mail e selecione os nomes, no campo Usuário, de quem deverão receber a notificação por e-mail.
    1. Para excluir um usuário da lista, basta clicar no ícone da lixeira.
  14. Para finalizar o cadastro da ocorrência clique em Gravar.
  15. Neste momento, o supervisor pelo plano receberá a pendência para elaborar o plano de disposições e o aprovador receberá uma mensagem informando que uma nova ocorrência está aguardando aprovação.

A imagem abaixo ilustra a tela de cadastro da ocorrência.