El registro de incidentes puede ser realizado por cualquier colaborador que haya detectado alguna no conformidad u oportunidad de mejoría en relación a las actividades, procesos o estructura de la empresa. Estos pueden ser registrados de tres tipos:
- Real: es un registro de un evento que ya ocurrió. Ejemplo: La maquina para exprimir naranjas dejó de funcionar, atrasando toda la programación de la semana.
- Potencial: es un registro de un evento que puede ocurrir en el futuro. Ejemplo La maquina de exprimir naranjas está sin dos tornillos, de continuar así puede dejar de funcionar.
- Oportunidad de mejoría: es un registro de lo que puede ser mejorado en los procesos, productos, etc. Ejemplo Cambiar de lugar la maquina de exprimir naranjas, ya que mejoraría la movilidad de los colaboradores, evitando futuros accidentes.
Para abrir el registro de incidencias, siga los pasos a continuación:
- Hacer clic en el botón Nueva incidencia, localizado en la parte superior izquierda de la ventana de inicio.
- En la área de Identificación, en el campo Tipo seleccione el tipo de incidente que esta registrando, Real, Potencial o Oportunidad de mejoría;
- En el campo Incidencia, describa el titulo del registro, por ejemplo: Fallas en el cierre del empaquetado al vacío.
- En el campo Descripción, describa con detalles lo que ocurrió, este no es un campo obligatorio.
- Informe el día en que percibió la situación, haciendo clic sobre el calendario en el campo Fecha de la incidencia.
- Seleccione la Unidad de la empresa a la cual el registro está relacionado.
- En el siguiente campo, seleccione el Proceso (sector).
- En el campo Origen, seleccione como fue detectada la situación, por ejemplo: en auditoria interna, externa, reunión de análisis crítica, indicadores o en el día a día.
- Marque la casilla Disposiciones iniciales, para informar las acciones que fueron o que serán realizadas inicialmente en relación a la incidencia que se está registrando. Si no es necesario abrir un plan de disposiciones, continúe con el paso 11. Para saber que es una disposición inicial, lea este artículo.
- En el campo Supervisión seleccione el nombre del responsable que va a hacer seguimiento de las acciones. En la opción Nueva acción de disposición, puede registrar las acciones iniciales antes de que el plan sea enviado para el supervisor.
- En la secuencia, en el campo Aprobación y RNC seleccione el nombre de la persona que será responsable por el análisis de la incidencia, quien deberá optar o no por la abertura de una no conformidad, es decir si será necesario analizar la causa para el problema encontrado o abertura de un plan de acciones si se trata de una oportunidad de mejoría.
Si el aprobador de la incidencia que fue seleccionado en este campo es la persona que está registrando la incidencia, el sistema solicita la decisión de iniciar o no el RNC en la misma ventana de registro, por medio de la opción Abrir RNC ahora.
- Para ingresar anexos a esta incidencia, marque la casilla Adjunto
- Hacer clic en Insertar archivo para subir el archivo desde su computador.
- Después de ingresar el anexo puede adicionar mas archivos al registro, o eliminar lo que ya fue insertado si es necesario.
- Hacer clic en Insertar archivo para subir el archivo desde su computador.
- Para notificar otras personas al respecto del registro de dicha incidencia, marque la casilla Notificar a otras personas por correo electrónico y seleccione los Usuarios, que deben recibir este aviso.
- Para eliminar un usuario de la lista, puede hacer clic en el icono de papelera de reciclaje.
- Para eliminar un usuario de la lista, puede hacer clic en el icono de papelera de reciclaje.
- Para finalizar el registro de la incidencia hacer clic en Guardar.
- En este momento, el supervisor del plan recibirá el pendiente para elaborar el plan de disposiciones y el aprobador de RNC recibirá un e-mail que informa que una nueva incidencia esta esperando su aprobación.
La siguiente imagen muestra el registro de una incidencia: 