A elaboração é a segunda etapa no fluxo para a produção de um documento interno. Consiste no desenvolvimento, em meio eletrônico, de um arquivo contendo as informações necessárias à execução de determinada atividade, seguindo as regras estabelecidas pela Organização e em atendimento às necessidades inseridas no Cadastro de Documento Interno.
Após o cadastro de um novo documento ou a aprovação de uma nova revisão, ele entra imediatamente na fase de elaboração. Os documentos internos em fase de elaboração são encontrados na tela de início, onde ficam as pendências.
O responsável pela elaboração irá receber um e-mail semelhante ao ilustrado abaixo, informando qual é o documento que está para elaboração e o prazo da pendência.
Quando o elaborador finalizar a criação do documento no próprio computador, o mesmo deverá acessar o sistema e seguir os seguintes passos:
- Localize na tela de pendências o documento interno pendente de elaboração ou clique no botão Visualizar, recebido no e-mail da pendência (ilustrado acima).
- Clique sobre o mesmo e será exibida uma tela intitulada Elaboração – Envio do Arquivo.
Para visualizar mais informações sobre a produção deste documento, clique na aba Detalhes exibida na parte superior da tela. - Clique sobre o botão Inserir Arquivo para localizar no computador e selecionar o arquivo que contém o documento interno elaborado
- Ao inserir o documento no sistema, automaticamente os botões Inserir arquivo e Finalizar etapa ficarão bloqueados e a mensagem Gerando documento para visualização ficará na tela até que a visualização do documento esteja pronta
- Após o sistema gerar a visualização do arquivo a mensagem de confirmação aparecerá na tela e o botão para abrir o arquivo inserido estará habilitado. Para visualizar o documento inserido, basta clicar em Abrir.
- No campo Alterações da Revisão pode ser descritas as informações pertinentes as alterações da revisão, como este documento está em sua primeira revisão basta deixar o texto padrão do sistema Revisão inicial.
- Se o documento interno possuir anexos ou outro documento relacionado marque a opção Relacionar outros documentos :
- Insira o arquivo que será anexado clicando em Incluir anexo ou;
- Em caso de relacionar este documento à outros documentos já cadastrados no DOC, selecione cada documento que será relacionado.
- Clique em Finalizar etapa para concluir a elaboração do documento interno.
Confira o passo a passo completo no vídeo abaixo: