La elaboración es la segunda etapa en el flujo de producción de un documento interno. Consiste en el desarrollo, en medio electrónico del archivo que contiene la información necesaria referente a la ejecución de determinada actividad, siguiendo las reglas establecidas por la organización y atendiendo las necesidades ingresadas en el Registro del Documento Interno.
Después del registro de un documento interno o la aprobación de una nueva revisión, se continua con la fase de elaboración. Los documentos internos en fase de elaboración se encuentran en la ventana de inicio como actividades pendientes.
El responsable por la elaboración va a recibir un e-mail similar al ilustrado en la siguiente imagen, que informa el documento que se debe elaborar y el plazo del pendiente:
Cuando el elaborador finaliza la creación del documento, podrá ingresarlo al sistema siguiendo los pasos a continuación:
- Localice en la pantalla de Mis Pendientes el documento interno que esta pendiente de elaboración, o puede dar clic en el botón Visualizar, en el e-mail recibido con la notificación.
- Al hacer clic sobre el pendiente, aparece la ventana de Elaboración - Envío de Archivo, donde puede encontrar mas información de la producción del documento, clicando en la pestaña Detalles que se encuentra justo abajo de titulo del documento.
- Para ingresar el documento, hacer clic en el botón Insertar Archivo y seleccionar en su computador el documento interno elaborado.
- Al ingresar el documento al sistema, automáticamente los botones de Insertar Archivo y Finalizar etapa quedan bloqueados temporalmente, y aparece el mensaje en la parte superior: Generando documento para visualización, hasta que el documento sea cargado.
- Después de que el sistema genera la visualización del archivo, aparece un mensaje de confirmación y se habilita el botón para Abrir el archivo.
- En el campo de Alteraciones de la revisión puede describir las modificaciones realizadas en la revisión, como este documento está en su primera revisión, basta con dejar el texto por defecto: Revisión inicial.
- Si el documento posee anexos u otro documento relacionado marque la opción Relacionar otros documentos, tendrá dos opciones :
- Ingrese el archivo que será anexado clicando en Incluir anexo o si desea agregar mas, aparecerá la opción Incluir mas, después de anexar el primer archivo.
- En caso de relacionar este documento a otros documentos ya registrados en DOC, seleccione cada documento que será relacionado.
- Para concluir la elaboración del documento interno, hacer clic en Finalizar etapa.