Para cadastrar uma categoria de documento, deve-se levar em consideração que ela será utilizada para organizar os documentos internos, por isso o nome e as configurações aplicadas a essa categoria devem ser pensados para um contexto geral. 


Para exemplificar o contexto acima: foi criado a categoria Procedimento Operacional (P.O), essa categoria servirá para vincular todos os documentos internos que condizem com os procedimentos operacionais de todos os setores da empresa Ex: P.O Operador de Empilhadeira, P.O Atendimento ao Cliente, etc.


Para efetuar o cadastro de uma nova categoria de documento interno siga os passos abaixo:


  1. Na parte superior da tela, clique na aba “+Novo” e então clique na opção “Documento Interno”:
  2. No campo Categoria, clique em +Novo:

 


Na tela que abrir em seguida, basta preencher os campos da tela de cadastro conforme a sequência da imagem abaixo.


  1. Categoria: Nesse campo coloque um nome que melhor defina a categoria. Ex: Procedimento Operacional.
  2. Sigla: Indique também uma sigla que servirá para classificar a nova categoria. Ex: PO.
  3. Permissões: Nos campos Elaboração[1], Consenso[1] e Aprovação[1], pode ser escolhido quais níveis de usuário tem permissão para realizar cada etapa. Na imagem abaixo, por exemplo, somente as pessoas que são do nível Gestor tem permissão para elaborar os documentos.
    1. Em Consenso: clique sobre a caixinha (check box) para que os documentos que serão cadastrados dentro dessa categoria passem pela fase de consenso, ou seja, pela análise de outras pessoas antes de ir para a fase de aprovação.
    2. Em Aprovação: clique sobre a caixinha (check box) para que os documentos que serão cadastrados dentro dessa categoria passem pela fase de aprovação, antes de serem publicados;
  4. Exigir Validade: Clique sobre a caixinha para que todos os documentos desta categoria tenham uma data de validade
  5. Se a opção Permitir alterar a validade dos documentos for marcada será possível escolher uma nova data/prazo de validade que não seja a que já estava em vigor anteriormente no documento




Para salvar as alterações feitas, clique em Gravar.  Uma vez cadastrada a categoria, a mesma já estará disponível na utilização de cadastro dos documentos.



Confira o passo a passo completo no vídeo abaixo: 




[1] Os campos de Consenso e Aprovação são opcionais, caso queira, por exemplo, que somente a fase de elaboração e aprovação, basta desmarcar a seleção do  campo consenso.