Al registrar una categoría de documento, se debe tener en cuenta que esta será utilizada para ordenar los documentos internos. Así, el nombre y las configuraciones utilizadas deben ser pensadas para un contexto general. 


Como ejemplo fue creada una categoría llamada Procedimiento Operativo (P.O). Esta categoría servirá para vincular todos los documentos internos que se refieren a los procedimientos operacionales de la empresa. 

Ejemplo: P.O Embarque y Manejo de Granel Seco, P.O Atención al cliente, etc. 


Para registrar una nueva categoría de documento, realice los siguientes pasos: 


  1. En la parte superior de la pantalla, dar click en la opción Nuevo y después en Documento Interno:
  2. En el campo Categoría, hacer clic en Nuevo:
  3.  Se abre la ventana de Registro de categoría, donde debe diligenciar los siguientes campos: 
    1. Categoría: En ese campo ingrese el nombre de la categoría. Ejemplo:  Procedimiento Operativo.
    2. Sigla: Indique una sigla para clasificar la nueva categoría. Ejemplo: P.O
    3. Permisos: En los campos Elaboración[1], Consenso[1] y Aprobación[1], es posible elegir cuales niveles de usuario van a tener permiso para realizar actividades de cada etapa. En la imagen abajo, por ejemplo, solamente las personas que son del nivel Gestor tienen permiso para elaborar los documentos.
      Consenso: hacer clic sobre la casilla de verificación para que los documentos ubicados en esa categoría, pasen por la etapa de consenso, o sea, para que sean analizados por otras personas antes de la etapa final de aprobación. Aprobación: hacer clic sobre la casilla de verificación para que los documentos ubicados en esa categoría tengan la etapa de aprobación, antes de su publicación en el sistema. 
    4. Exigir Validez de los documentos de esta categoría: hacer clic sobre la casilla de verificación para que todos los documentos de la categoría tengan una fecha de vigencia.
    5. Si la opción Permitir alterar la validez de los documentos es seleccionada, será posible elegir una nueva fecha/plazo de validez cuando sea necesario. 
    6. Para guardar las configuraciones, hacer clic en Guardar. 


Al finalizar el registro de la categoría, puede utilizarla, para registrar documentos internos.


Verifique el paso a paso completo en el siguiente video:




[1] Los campos de Consenso y Aprobación son opcionales, en caso de que necesite que el proceso tenga solamente las etapas de elaboración y aprobación, es necesario desmarcar la casilla de verificación del campo consenso.