El dashboard del módulo de Gestión de Documentos fue desarrollado para facilitar a los usuarios la visualización de los datos más importantes relacionados con los documentos registrados en el sistema.
A continuación, detallamos cada parte de la pantalla para ayudar a entender mejor las opciones disponibles:
Filtros de visualización
En la parte superior de la pantalla encontrará filtros que permiten ajustar la información mostrada en el dashboard.
- Unidades organizacionales
Seleccione una unidad para visualizar únicamente los datos relacionados a ella.
- Procesos
Filtra los documentos según los procesos registrados en el sistema.
Estado de las tareas de elaboración
Se refiere a las tareas de documentos que están en creación o revisión:
- Elaboración
- Aprobación
- Consenso
Cada una muestra la cantidad total de tareas y su distribución por estado:
- En plazo
- Por vencer
- Atrasado
- Rechazado (cuando sea aplicable)
Al hacer clic en cada una de estas opciones, el sistema lo dirigirá a la pantalla de consulta, mostrando más detalles de los documentos correspondientes.
Estado de las tareas de solicitud
Este panel muestra un resumen de las solicitudes pendientes en el módulo de Documentos, separadas por tipo y clasificadas por estado, identificadas por colores. En plazo, Vencimiento, Vencido.
Estado de las tareas de validez
Este gráfico presenta una visión consolidada de las tareas relacionadas con la validación periódica de los documentos, es decir, aquellos que requieren revisión tras cierto tiempo de publicación.
Están clasificadas por estado, identificadas por colores. En plazo, Vencimiento, Vencido.
Documentos por estado
Muestra la cantidad de documentos que están:
- Publicados: Disponibles para los usuarios.
- No publicados: En elaboración, revisión o en espera de aprobación.
Esto permite evaluar cuánto del contenido documental está activo.
Documentos por unidades organizacionales
Muestra la cantidad de documentos asignados a cada unidad, como: Matriz, Sucursal SP, Sucursal RJ, etc.
Ayuda a comprender la distribución de documentos entre sectores o sucursales.
Documentos por procesos
Indica la cantidad de documentos vinculados a cada proceso registrado en el sistema, como: Producción, Comercial, Financiero.
Es útil para identificar las áreas con mayor volumen documental.
Documentos por categoría
Clasifica los documentos según el tipo de contenido:
Ej.: POP (Procedimiento Operativo Estándar), Instrucción de Trabajo, Política, Manual, etc.
Permite evaluar qué categorías son más utilizadas o requieren atención.
Documentos y revisiones publicados por período
Gráfico que muestra la evolución mensual de publicaciones y revisiones.
Permite hacer seguimiento del movimiento documental a lo largo del tiempo, por ejemplo:
- ¿Cuántos documentos se publicaron en marzo?
- ¿Cuántos fueron revisados en abril?
Funcionalidades adicionales de los paneles
En cada panel del dashboard, en la esquina superior derecha, hay íconos con funcionalidades útiles:
La lupa con el signo "+" permite ampliar el gráfico (zoom in).
La lupa con el signo "-" permite reducir el gráfico (zoom out).
El ícono de tres puntos verticales abre un menú para descargar el gráfico en formato SVG, PNG o CSV. Solo seleccione el formato deseado y guarde el archivo en su computadora.
Estas opciones son útiles para quienes necesitan ampliar la visualización o exportar los datos para presentaciones, informes o análisis externos al sistema.