Cuando se realiza el registro de un programa de auditoria, el sistema permite detallar toda la agenda de las actividades para dicho programa. De esta forma puede imprimir y exportar el cronograma y enviar para los involucrados.
Por patrón el sistema ya muestra las actividades para completar la lista de control para cada proceso definido en el programa de auditoria. En esta ventana puede definir el auditor de cada proceso, los auditados, los auxiliares y el horario de cada actividad.
Nueva actividad: permite registrar nuevos eventos para el programa de auditoria.
Imprimir: permite imprimir la lista de actividades programadas para el período de auditoria.
Exportar: permite exportar en formato csv la lista de actividades programadas.
Período de la Auditoria: muestra el período en que la auditoria va a acontecer
Detalle de las actividades: en esta tabla se muestran todas las actividades programadas para el período de la auditoria. Puede editarlas o excluirlas de ser necesario.
Los detalles del equipo y actividades pueden ser realizados en cuanto la planificación del programa es realizada o en cuanto la auditoria está en ejecución, por medio de la ventana de edición y solamente por quien registró el programa. A continuación se explican estas opciones.
Detallar equipos y actividades por el registro de un nuevo programa
Para editar los detalles de las actividades por medio de la ventana de nueva planificación, siga los pasos a continuación:
En la ventana de Planificación de programa, hacer clic en Detallar equipos y actividades.
- En la lista de las actividades registradas hacer clic en el botón de edición.
- En la ventana que se abre se muestran los detalles de la actividad seleccionada
Actividad: en este campo se indica si se trata de una reunión o de la actividad para completar la lista de control. Este campo solo es habilitado cuando se trata del registro de una nueva actividad.
Unidad: informa cual es la unidad en la que la auditoria será realizada.
Proceso: informa cual proceso será auditado.
Auditor: permite seleccionar el usuario responsable por realizar la auditoria de dicho proceso.
Auxiliares(s): permite seleccionar las personas auxiliares que están involucradas en el proceso de auditoria.
Auditado(s): permite informar las personas que serán auditadas.
Notificar al equipo por correo electrónico: al marcar esta opción todas las personas involucradas en la actividad recibirán la respectiva notificación.
Fecha: campo que permite informar cual será la fecha y horario en que la auditoria será realizada para dicho proceso.
Guardar: graba la información ingresada.
Eliminar: elimina la actividad.
Después de completar la información de las actividades, puede registrar nuevas actividades si desea o finalizar la edición de los ítem haciendo clic en Guardar.
Detallar actividades por medio de la ventana de edición de auditoria
Para detallar las actividades del programa por medio de la ventana de edición de la auditoria, siga los pasos a continuación. Recuerde que solamente el responsable por el registro de la auditoria puede ingresar a la ventana de registro y editar. La auditoria debe estar en proceso.
- En la barra superior hacer clic en Consulta
- Seleccione la opción Auditorias
- En la ventana de consulta por auditoria, encuentre el programa en que desea detallar el equipo y actividades.
- En la ventana de detalles de programa de auditoria, hacer clic en Editar registro.
- Hacer clic en el botón Detallar equipos y actividades y realice los cambios necesarios, como se explico anteriormente en este artículo.
- Finalice con el botón Guardar.