Por defecto 30 días antes de que la vigencia de un documento expire, el sistema emite un aviso para el responsable de la elaboración del documento, quien va a recibir una notificación por correo electrónico similar a la ilustrada en la siguiente imagen, donde se informa cual es el documento que se debe revisar y el motivo, en este caso por validez expirada. 
Cuando el usuario recibe el pendiente de Nueva Revisión, debe ingresar al sistema y realizar los siguientes pasos:
- Abrir en los pendientes la solicitud de nueva revisión o utilizar el botón de Visualizar, que se encuentra en el e-mail recibido en la notificación.
- Aparece la ventana de Solicitud de nueva revisión, donde se especifica un mensaje con el motivo del pendiente:
- Al final de la ventana el usuario encontrará las opciones para dar tratamiento al pendiente:
- Revisar: El usuario está aceptando la revisión del documento y debe ingresar el motivo, en este caso por vencimiento de validez, después Guardar.
Al guardar la revisión del documento, el sistema solicita que los responsables sean notificados. Después de Confirmar la notificación, el sistema crea el pendiente de elaboración para el responsable de elaboración del documento y continúa el ciclo normal de publicación de un documento (elaboración, consenso y aprobación). 
Si utiliza la opción Alterar, puede editar quienes serán los nuevos responsables por cada actividad, inclusive configurar una nueva fecha de validez:
Después de confirmar los responsables el documento pasa a la etapa de elaboración.
- Desactivar documento: El usuario desea desactivar el documento y debe ingresar el motivo de la acción, y por ultimo Guardar.
Al confirmar la desactivación del documento todos los responsables reciben un e-mail con la información. - Transferir decisión: en caso de que el usuario no se encuentre calificado para tomar la decisión de revisión, por haber cambiado de sector por ejemplo, puede transferir el pendiente para otro usuario del sistema. Después de seleccionar el nuevo responsable debe hacer clic en Guardar. En este campo solamente aparecerán listados los usuarios que estén en el campo de permiso de acceso al documento, los responsables por las etapas y el usuario que registró el documento en el sistema.
- Revalidar: En caso de que no se requiere ninguna alteración en el sistema, el elaborador puede optar por la revalidación, con la cual no será necesario revisar el documento solamente ingresar la nueva fecha de vigencia del documento.
- Eliminar del sistema: si el usuario está seguro de que el documento ya no es necesario o que fue registrado de forma errada, lo puede eliminar. El sistema solicita la confirmación de eliminación, y el documento ya no puede ser recuperado.
- Revisar: El usuario está aceptando la revisión del documento y debe ingresar el motivo, en este caso por vencimiento de validez, después Guardar.
Nota: Cuando un pendiente de revisión es por validez vencida, no es posible tener la opción de descartar la solicitud, el sistema exige que el documento sea revisado.