Como ya explicamos en un artículo pasado, es muy importante gestionar los proveedores que tienen un impacto directo en los productos y/o servicios que ofrecemos a nuestros clientes. En este artículo explicaremos los pasos para registrar un proveedor extranjero como persona jurídica. 


Después de ingresar a la pagina de registro de proveedor, como se explica en este link, siga los pasos a continuación:


Datos de identificación:

  1. En la sección de Identificación, seleccione el País de origen del proveedor.
  2. En el campo Persona seleccione la opción Persona jurídica.
  3. Digite la Razón Social del proveedor.
  4. En la esquina inferior izquierda encuentra el botón opcional + información que permite ingresar información complementaria.   
    • Si es necesario para su empresa, informe el Nombre de la empresa (a), Teléfono (b), y la Dirección (c) del proveedor. 
    • Puede ocultar la información hacia arriba para continuar el registro, simplemente haga clic en el botón - informaciones(d)  

Contacto/Atención al cliente:

La información de esta sección es obligatoria, por lo tanto para continuar el registro del proveedor de persona jurídica diligencie estos campos:

  1. En el campo Responsable ingrese el nombre del contacto que representa al proveedor.
  2. Digite el Correo electrónico del proveedor.
  3. Los siguientes campos del número de Teléfono, Ramal y Móvil, son opcionales.

  4. Después de ingresar la información de contacto, hacer clic en el botón Adicionar, para agregar el contacto al registro. Si desea puede ingresar mas de un contacto.  
    NOTA: Esta será la dirección de e-mail utilizada por BUY para enviar notificaciones al proveedor, por lo tanto debe estar habilitado y actualizado. 


Selección:

En esta etapa se van a ingresar los criterios para seleccionar su proveedor, es decir si este cumple con las reglas que están establecidas en esta sección, entonces podrá proveer los insumos o servicios para su empresa. Ejemplo: El proveedor debe poseer un Registro Único Tributario, en este ejemplo se especifica que el proveedor solo es apto para proveer insumos o servicios si posee dicha documentación, de lo contrario no será aceptado. Completar esta sección es opcional

                       
  1. Para ingresar los criterios que van a definir si el proveedor es o no apto para proveer en su empresa hacer clic en + información                                                                                            
  2. El primer campo que aparece en la ventana es Ingresar validez. Esta opción se marca solo si desea revisar los criterios de selección con una frecuencia determinada.
    • En el campo Frecuencia seleccione el periodo en que se va a validar si el proveedor esta cumpliendo con los criterios. Si ninguno de los periodos que el sistema trae por defecto atiende su periodicidad de selección, puede registrar un nuevo periodo siguiendo estos pasos. 
    • En el campo Próxima selección, puede definir cual será la fecha de la próxima verificación de selección del proveedor, teniendo en cuenta que en el momento del registro del proveedor se realizará la primer selección.  
  3. El siguiente paso es seleccionar los criterios que serán revisados en el proveedor que se esta registrando. Hacer clic en el campo Criterios de selección y escoger los ítem. Para registrar mas criterios siga los pasos en este link.   
  4. Después de definir los criterios, es necesario evaluar si el proveedor esta cumpliendo estos requisitos para que sea apto para proveer en su empresa, para esto en la tabla Ítem de verificación el sistema trae la lista de los criterios registrados anteriormente y en la columna Estado podrá evaluarlos. 
  5. Seleccione los ítem que el proveedor esta cumpliendo con el icono , o elija si no esta cumpliendo.  
    • Haciendo clic en el lápiz (a) puede editar el ítem e ingresar algún anexo referente a este. Ingrese el archivo correspondiente (b)  y haga clic en Guardar (c). Nota: Si los campos Criterio u Observación son modificados, el cambio afecta todos los proveedores que tengan dicho criterio vinculado.    
    • Después de ingresar el anexo, este será visualizado en la columna Adjunto (d). Si el criterio ya no es necesario para seleccionar el proveedor, entonces puede ser eliminado con el ítem de papelera de reciclaje (e).   
  6. Después de análisar los criterios de selección, en la última fila de la tabla se encuentra la pregunta: ¿El proveedor se encuentra apto para el abastecimiento?, usted deberá analizar si el proveedor será seleccionado para abastecer insumos/servicios. Seleccionando el ítem el proveedor estaría apto, sin embargo si selecciona el ítem , el proveedor no podrá ser utilizado. En el ejemplo de abajo a pesar de que uno de los criterios fue reprobado, al final del análisis el proveedor es aceptado para proveer en la empresa.                                                      
  7. Si no desea ver todos los detalles de la sección Selección, puede ocultarlos haciendo clic en – Informaciones                                                                                                                                                

Evaluación/Re-evaluación:


En esta sección se define quién es el resposable por evaluar el proveedor, la frecuencia de evaluación, la unidad para la cual el proveedor va a bastecer,entre otra información. Completar esta sección es obligatorio.  

  1. En el campo Unidad seleccione la unidad a la cual el proveedor presta el servicio.
  2. Después seleccione el Responsable que realizará la evaluación/re-evaluación del proveedor.
  3. Si el proveedor no tiene fecha específica para ser evaluado/re-evaluado, active la opción Proveedor sin fecha específica de evaluación. 
  4. Indique la Frecuencia con la que el proveedor será evaluado/re-evaluado en este campo. Si ninguno de los periodos que el sistema tiene por defecto atiende su periodicidad, usted puede registrar un nuevo período siguiendo los pasos en este enlace. 
  5. En el campo Próxima evaluación se informa la fecha de la siguiente evaluación del proveedor.   

Producto:


En esta sección se define cuales productos/servicios abastece el proveedor. Completar esta sección es opcional.


  1. En la caja de Producto seleccione los productos/servicios relacionados a este proveedor. Para registrar mas ítem siga los pasos de este artículo.                                                           
  2. En la medida que va haciendo clic en cada ítem, este es relacionado al proveedor registrado.          
Criterios de Evaluación:

En esta sección se evalúa la calidad de los servicios que el proveedor brinda. Por ejemplo, si esta entregando dentro del plazo, si la calidad en el atendimiento es buena, si el costo/beneficio es adecuado para contratar, entre otros.

  1. En el campo Criterio seleccione cuales son los criterios que serán utilizados para evaluar el proveedor. Para registrar mas ítem siga los pasos de este articulo. 
  2. Hacer clic sobre el criterio de evaluación deseado para adicionar a la lista de criterios. El criterio seleccionado quedará configurado en la tabla de ítem abajo.                                                                                          

Adjunto:


En la parte final del registro, puede ingresar archivos relacionados, por ejemplo el contrato de prestación del servicio. Esta etapa es opcional.                                                                                                                              

Al final de la ventana de registro haga clic en Guardar para terminar el registro.                    

En el siguiente vídeo se muestra el paso a paso completo.