La consulta de documentos es una herramienta de búsqueda de DOC, que permite localizar e ingresar rápidamente a los documentos de gestión de calidad de la organización. La pantalla de consulta de documentos está separada y personalizada para la búsqueda de: Documentos Internos, Documentos Externos y Registros, en cada uno se especifican los campos para filtrar cada tipo de documento.  

  1. A partir del menú Consulta,  hacer clic en la opción Registros, como se muestra en la siguiente imagen: 
  2. Aparece la ventana de consulta, donde puede utilizar los filtros para su búsqueda. Para optimizar su búsqueda puede utilizar todos los campos disponibles:  
    1. Identificación: busca por el nombre de tipo de registro y  por la información que es ingresada en los campos: Almacenamiento, Protección, Recuperación, Retención y Disposición
    2. Unidad: seleccione la unidad de la empresa por la que desea buscar los registros.
    3. Proceso: seleccione el área o sector donde desea consultar los registros.
    4. De/Hasta: busca por la fecha en que fue ingresado el archivo del registro.
    5. Mostrar registro de PEOPLE: al marcar la casilla el sistema muestra los registros que son oriundos de las evidencias de entrenamiento de PEOPLE, en el caso de que se tenga este modulo contratado.
    6. Filtrar: Después de seleccionar los filtros deseados, hacer clic en filtrar para que el sistema muestre el  resultado esperado.       
  3. Aparece el resultado de la consulta con base en los filtros aplicados.  
  4. Si el registro tiene archivos ingresados, puede visualizar los mismos siempre que sean de tipo imagen, pdf o texto. Para lo cual debe hacer clic en el icono de flecha azulque está localizada al lado derecho del nombre del registro, de esta forma se despliega la lista del registro, que muestra todos los archivos vinculados al registro que está siendo consultado.   Después de expandir la lista de archivos, hacer clic en el archivo que desea visualizar.           
  5. En la ventana de consulta puede ordenar los resultados, haciendo clic en el encabezado para ordenar de forma creciente o decreciente. Por ejemplo: si hace clic sobre la columna Proceso, la consulta es ordenada de forma creciente con base en el nombre de proceso, si hace clic sobre esta misma columna nuevamente, los resultados serán re-ordenados.
    Puede utilizar cualquiera de las columnas menos la de unidad para ordenar sus resultados. En el siguiente ejemplo se ordenaron los resultados de forma decreciente por el tipo de registro. 
  6. Puede personalizar la lista de documentos, incluyendo o excluyendo los ítem de visualización de las columnas. 
    1. Pase el mouse al final de las columnas donde aparecerán los puntos suspensivos:  
    2. Hacer clic en los puntos suspensivos (…) y seleccionar las columnas que desea visualizar en la búsqueda.  
    3. Para regresar a la ventana de consulta hacer clic fuera de la caja "Mostrar más columnas...", o en la X. 
  7. En la lista de documentos encontrados hacer clic sobre el documento de interés para visualizar los detalles del registro. 

Para limpiar la consulta realizada, puede utilizar la tecla F5 de su teclado, hacer clic en el botón Limpiar o hacer clic en la pestaña Consulta -> Registros